GoogleのAppSheetで作った勤怠管理アプリが無料で使える？！
Googleが提供しているAppSheetでは、業務で活用できるアプリケーションをノーコードで簡単に作れます。
今回は、弊社がAppSheetで作った勤怠アプリをご紹介します。
Appsheetは、GoogleWorkspaceを契約していれば、無料で使えるノーコードツールです。
いろいろなアプリを作ることができるのですが、今回弊社で勤怠管理アプリを作りました。通常出退勤打刻や、有給の管理ツールは1人300円程度のコストがかかると思いますが、appsheetを使うことで、それを無料で管理ができます。
勤怠管理は出退勤だけでなく、社員ごとの有給管理や有休付与日を管理しなければいけないため、社員数が多いほど非常に手間が掛かります。弊社がAppSheetで作った勤怠アプリは、そのような手間を解決できるアプリとなっています。
現在、このアプリはgoogle workspaceを弊社商流に変更していただけるなら、無料で進呈させていただいております。本記事を読んで興味を持たれた方は、ぜひお問い合わせください！
AppSheetで作れるアプリの例
はじめに、appsheetでどんなアプリが作れるのか、弊社が業務で使っているAppSheetで作ったアプリを2つ紹介します。
※AppSheetの活用事例、メリットなどは下記の記事で詳しく解説しています。興味がある方はこちらをご覧ください。
①商談チェック
1つ目が社員の商談チェックができるアプリです。
営業に関するマニュアルをきちんと作ったとしても、社外で営業している社員がその通りに営業したかどうかを確認することは非常に難しいです。
このアプリでは、たとえば以下のような項目が設定されており、社員が自分で営業の振り返りを行えます。
「できなかった」「できた」を選択することで、自分がその日行った営業の内容を記録できます。
これらの項目を普段から記録しておき、一か月~三か月ほどデータが蓄積されたら、営業の教育や社員評価などで活用しています。
②フレックス管理表
2つ目がフレックス管理表です。
弊社では月に8時間好きなタイミングで休みをフレックス制を導入しており、AppSheetで作ったフレックス管理表を使って休憩時間を申請しています。
下記のように日付・フレックス開始日時・フレックス終了日時を入力するだけで簡単に申請することが可能です。
また、このアプリは申請が完了したら、チャットワークで自動通知される仕組みとなっています。
AppSheetでは、サイドバーにあるロボットのマークをクリックすることで、作業の自動化・効率化も実現できます。
AppSheetで作った勤怠アプリのご紹介
AppSheetは、Google Workspaceのユーザーであれば無料で使うことが可能です。勤怠アプリを別途導入するとなると費用が掛かりますが、AppSheetで勤怠アプリを使えば費用を掛けずに勤怠管理を行えます。
下記で弊社がAppSheetで作った勤怠アプリの機能を紹介します。
従業員側で使える機能
まずは、従業員側で使える機能をご紹介します。
AppSheetの編集画面では、PC・スマホ・タブレットでどのように表示されるかを確認できます。
スマホから利用する方が多いことが想定されますので、今回はスマホ画面を表示して説明します。
①出退勤記録
はじめに「出退勤記録」をクリックします。
「出退勤記録」をクリックしたら「出勤」「退勤」のどちらかを選択できるようになっています。
まずは、「出勤」をクリックし、その後「シフト（早番・遅番・通常）」と「コメント」を入力します。
※シフトがない場合、シフトの項目は削除できます
それぞれの項目を入力したら「保存」をクリックします。
この勤怠アプリはスプレッドシートがデータベースとなっており、入力した情報が自動で反映される仕組みとなっています。
さらにスマホから打刻した場合は「位置情報」も自動で記録されます。
続いて、退勤時間を記録する機能を見ていきましょう。
出退勤記録から「退勤」を選択したら「保存」をクリックします。
打刻が完了したら、スプレッドシートに退勤記録が反映されます。
また、スプレッドシートの労働時間管理のシートにも出退勤の時間や労働時間、所定労働時間などが自動で反映されます。
②各種申請
続いて「各種申請」の機能について説明します。
「申請内容」をクリックすることで様々な申請が可能です。今回は「遅刻」を選択します。
コメントを入力したら「保存」をクリックします。
申請が完了したら、上長に承認メールが自動で届きます。このような形でメールが届く仕組みになっています。
上長が承認した後は、遅刻申請を承認したという内容が書かれたメールが申請した本人に届きます。
また、スプレッドシートにあるステータスの欄にも申請内容が自動で反映されます。
有給申請も同じ流れでおこなえます。申請内容を「有給取得」にして「有給取得期間（午前・午後・全日の3つ）」を選択し、保存をクリックします。
申請が完了したら、上長に承認依頼のメールが届きます。
上長が承認したら、同じく申請者に承認完了のメールが通知されます。
申請した情報は、スプレッドシートの「各種申請」のシートにも反映されています。
③従業員詳細画面
下記の「従業員詳細画面」では、有給の残日数や申請内容、ステータスなどを確認できます。
日ごとの出社時間・退勤時間、労働時間なども確認することができ「Edit」を押せば出社時間・退勤時間を修正することも可能です。
※社員側で修正できないように設定することもできます。
また、申請した有給申請の内容を変更したり、有給を取り消したりすることも可能です。
変更した場合は、下記のように上長にメールが飛ぶ仕組みとなっています。
また、有給を変更する際には日付をずらすことは基本的にできません。有休を欠勤にしたり、全日を午後だけにしたりといった変更は可能です。
管理者側で使える機能
続いて、管理者側で使える機能をご紹介します。
左上の三本線をクリックします。
ここでは、管理者用のメニューが出てきます。
「施設管理者用従業員リスト」をクリックすると、本社に在籍している社員の名前が表示されます。
※従業員の情報はスプレッドシートから確認できます。
従業員労働時間管理では、全従業員の労働時間を管理できます。
また、スプレッドシートで「全権管理者」に変更すると、勤怠アプリに「管理者用出退勤記録」というメニューが追加されます。
ここでは、スマホで打刻した社員の位置情報などを確認することが可能です。
スプレッドシートのご紹介
最後にスプレッドシートの機能をご紹介します。
下記のように入社年月日を入れているのは、有給残を自動計算するためです。また週2、3回ほど勤務するパートの出勤日数などもM列で設定できます。
ほかにも自社の支店情報などもまとめて入れることも可能です。
月間労働時間管理のシートでは、社員の月間合計労働時間や出勤回数、欠勤回数などを管理できます。ここの月間合計法定外労働時間を使って残業代を計算することも可能です。
日次勤怠表のシートでは、社員の一か月の勤怠情報を一覧で確認できます。
有給管理のシートでは、社員ごとの有給消化日数を確認することが可能です。有休の取得日数が5日未満の場合は赤で表示される仕組みとなっています。
また、スプレッドシートに記載されている有給残は勤怠アプリと連携されているため、社員は自分の有給残をスマホから確認することができます。
会社で決められている出勤時間・退勤時間などは、設定のシートで決めてもらうことが可能です。有休付与ルールもこちらから設定できます。
また、「マニュアル」のシートには設定方法などをまとめていますので、こちらを参照しながら設定を進めてみてください。
まとめ
今回は、弊社がAppSheetで作った勤怠アプリを紹介しました。
冒頭でご紹介した通り、この勤怠アプリはGoogle workspaceの商流を弊社経由に変更いただける企業様には、無料で進呈させていただきます！
興味がある方はお気軽にお問い合わせください！自社の勤怠管理でご活用いただけたら幸いです。
また、今後Google Workspaceを新しく入れたい、Google Workspaceのプランを上げたい場合、IT導入補助金支援事業者として活動している弊社では、補助金を使ってGoogle Workspaceを2年間半額で利用するといったご提案も可能です。
ITツールの活用方法についてご相談に乗れますので、お困りごとがございましたらお気軽にお問い合わせフォームからご連絡ください。
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