kintoneメール共有オプションとは？機能、メリットを解説
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kintone（キントーン）は、プログラミング知識がなくてもさまざまな業務アプリを簡単に作成・共有できるサービスです。そのキントーン上でメールの送受信を可能にするのが「メール共有オプション」と呼ばれる機能です。
本記事では、kintoneメール共有オプションの概要や主な機能、メリットについて解説します。
kintoneのメール共有オプションとは
kintoneメール共有オプションとは、キントーン上でメールの送受信や連携を可能にするオプション機能のことです。
受信したメールを自動的にkintoneのアプリへ集約し、対応状況を可視化できます。これにより、誰がどの問い合わせに対応しているのかをチーム全体で把握でき、対応漏れや重複対応を防止できます。特に請求書の作成やお問い合わせ対応などの業務を効率的に処理したい企業におすすめです。
メール共有オプションの料金
メール共有オプションの月額料金は5,000円（税抜）となっており、初期費用は無料となっています。ただし、送受信保存メール件数の5,000件を超過した場合は、5,000件ごとに追加で5,000円の料金がかかります。
メール共有オプションを利用する際の条件
メール共有オプションを利用するためには、kintoneの「スタンダードコース」以上の契約が必須です。また、利用するユーザーは同じサブドメインのkintoneユーザーでなければなりません。
メール共有オプションの最大保存メール数は10万件（受信メール数+送信済みメール数。ごみ箱のメール、書きかけ保存のメールは対象外）となっており、最大30日間無料で利用することが可能です。
メール共有オプションの機能
メール共有オプションでは下記の機能を利用できます。
| メール共有オプションの機能 | |
| ステータス/担当者設定 | メールの対応状況を可視化する |
| 対応履歴 | メールアドレスに紐づく履歴を表示する |
| 受信時の自動振り分け設定 | 受信メールの情報に応じて振り分けを自動化する |
| メール転記 | 受信したメールをkintoneの新規レコードとして登録する |
| メールスレッド | 転記されたメールに紐づくスレッドをkintoneのレコードから確認する |
| メール作成 | レコードにあるメールアドレスに対して、新規メールを作成する |
| メール履歴 | メールアドレスに紐づくすべてのメールをkintoneのレコードから確認する |
| テンプレート機能 | レコード情報やテンプレートを使ってメールを作成する |
| アドレス帳 | kintoneのアプリをアドレス帳に設定する |
kintoneのメール共有オプションを利用するメリット
メール共有オプションを利用することで得られる主なメリットは下記の3つです。
●対応漏れを防止してスピーディーに業務を進められる
●組織全体の業務品質向上につなげられる
●属人化を防げる
それぞれ解説します。
対応漏れを防止してスピーディーに業務を進められる
受信メールを自動でkintoneに集約することで、誰がどの問い合わせに対応中なのかをチーム全体で把握できます。対応状況が見える化されるため、重複対応や対応漏れを防ぎ、業務をスピーディーに進めることが可能です。特に問い合わせ件数の多いサポート部門や営業部門で大きな効果を発揮するでしょう。
kintone上で必要な情報を検索すればすぐに見つけられるため、チーム全体の生産性向上にもつながります。
組織全体の業務品質向上につなげられる
メール共有オプションを利用すれば、やり取りの履歴や対応内容がkintone上に残るため、過去の事例を参照して迅速に対応できます。FAQの作成やマニュアル整備に活用でき、組織全体の業務品質向上にもつながります。
さらに、蓄積されたナレッジを新人教育や社内研修に活用すれば、チーム全体のスキル向上にも役立ちます。
属人化を防げる
従来のメール対応は、担当者の個人メールにやり取りが集約されてしまい、他のメンバーが内容を把握できないケースが少なくありません。メール共有オプションを導入すれば、やり取りの履歴をチーム全体で共有できるため、特定の担当者に依存しない体制を構築できます。これにより、急な休暇や退職が発生しても、業務の引き継ぎをスムーズに行うことができ、属人化を防ぐことができます。
まとめ
今回は、kintoneのメール共有オプションの概要や主な機能、メリットについて解説しました。メール共有オプションを利用すれば、メール対応の進捗や履歴をチームで共有・可視化できます。これにより、対応漏れの防止やノウハウの蓄積、属人化の解消など、さまざまなメリットを得ることができます。
メール対応に課題を感じている、負担を軽減したいと考えている方は、ぜひkintoneのメール共有オプションの利用を検討してみてください。
kintoneのメリット・デメリット、おすすめのプラグインサービスについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
