Googleドライブ内で特定のワードが入ったファイル名をリスト化する方法

 

Googleドライブに保存された大量のファイルの中から、特定のワードを含むファイルを素早く探すのは意外と大変ですよね。

今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、この作業を自動化する方法をご紹介します。この記事では、実際に使用したスクリプトや手順をわかりやすく解説します。

 

GASでできることと今回の目的

Google Apps Script（以下、GAS）はGoogleが提供するスクリプト言語で、Googleドライブやスプレッドシートを活用した自動化を簡単に実現できます。今回は、次のような作業を自動化することを目指します：

• Googleドライブ内のファイルを検索
• 特定のワード（例：「マニュアル」など）を含むファイル名を抽出
• 抽出結果をスプレッドシートに書き出す

これにより、効率よく目的のファイルをリスト化できます。

 

必要な準備

GASを使ったスクリプトを動かすには、以下の準備が必要です。

1. 1. GoogleドライブとGoogleスプレッドシートを用意
      結果を出力するためのスプレッドシートをあらかじめ作成しておきましょう。

1. Google Apps Scriptのエディタを開く
   Googleスプレッドシートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」をクリックしてエディタを開きます。

 

スクリプトの内容

以下は実際に使用したスクリプトの例です。このスクリプトでは、Googleドライブ内の全ファイルを走査し、特定のワードが含まれるファイル名をスプレッドシートに出力します。

なお、事前にスプレッドシートを用意して、スプレッドシートIDと記録するシート名をプログラムの当該箇所に記載してください。また、進捗管理シートも作ってから実行していただければと思います。

スクリプトはこの後も続きます。

 

ファイルとスクリプトの利用はこちら

 

以下のボタンから利用申請頂けます。申請すると弊社メルマガ（内容：ITツール活用の最新情報）に登録されますので、ご了承くださいませ。

利用申請⇒

 

ファイル、スクリプトの使い方

 

１．申請後自動で送信されるメールのリンクを押す

上記の申請後10分程度で自動的にメールが届きますので、そのリンクをクリックします。

２．スプレッドシートをファイル＞からコピーしてください

３．初期設定

・拡張機能＞Appsscirptからスクリプト画面に移動し、ファイルIDを＊＊＊から自分のファイルのIDに書き換える

・スプレッドシートのF1やH1に調査したいファイルIDを入れる

・調査したいワードを変えたい場合は、60行目のマニュアルを書き換えてください

４．プログラムを実行ボタンから実行する

プロジェクトに権限許可を聞かれるので、許可します。
初回実行時に、Googleドライブとスプレッドシートへのアクセス権限を許可する必要があります。

（注意点）

ファイル数が多い場合、処理が終わらず、エラーになります。この場合、再度実行をしてください。自動的に途中から再開します。

また、普段の業務中に行うと大変なので、日曜日や夜間に自動実行を設定するのがおすすめです。

スケジュール実行の場合、スクリプト画面で、左端のトリガーを選択。トリガーを追加から、以下の様に設定してみてください。

 

 

実際に生成されたリストの例

以下は、スクリプトを実行して生成されたリストの例です（添付画像参照）。

ファイル名だけでなく、作成日や更新日、フォルダ名も記載されているので、後での検索や整理がとても楽になります。なお、共有ドライブ内は、作成者が不明になります。

 

ファイル名リスト化は何に効くか？

個別検索でなく、棚卸し・命名規則点検・共有整理の入口になる点が本質です。観点は次のとおりです。

項目	内容
検索演算子	title: 等での絞り込み
スクリプト	Apps Scriptでの一覧化
シート連携	Sheetsでの集計と管理
運用	命名規則と共有範囲の点検

 ポイントは、抽出するだけでなく『命名規則と共有運用に活かす』のが本質という点です。仕様は更新されるため公式確認が前提です。棚卸しと運用ルールを起点に整えることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、

無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。

中小企業はどう活用すべきか？

活用は、対象ドライブと運用ルールを整えて段階で進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
対象	マイドライブ／共有ドライブの範囲決定
抽出	検索演算子またはApps Scriptで一覧化
命名	命名規則の見直しと共有範囲の点検
運用	定期棚卸しと退職時の権限失効

 最大のつまずきは、抽出だけで命名規則の整理が進まないことです。当社は中小企業のGoogle Workspace運用設計を伴走支援しています。抽出と運用ルールを一体で進めることが、定着の要点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、

効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。

ドライブ抽出チェック

Googleドライブ ファイル名リスト化とは、Google Driveの検索演算子（title:）やApps Script、Sheets連携などで特定ワードを含むファイル名を抽出可能です。

個別検索でなく棚卸し・命名規則点検・共有整理の入口になる本質があり、title: 等での検索演算子、Apps Scriptでの一覧化、Sheetsでの集計と管理、命名規則と共有範囲の点検運用が観点となります。

抽出するだけでなく命名規則と共有運用に活かすことが本質で、仕様は更新されるため公式確認が前提です。

マイドライブ／共有ドライブの範囲決定、検索演算子またはApps Scriptで一覧化、命名規則の見直しと共有範囲の点検、定期棚卸しと退職時の権限失効が要点で、抽出だけで命名規則の整理が進まない失敗を避け、抽出と運用ルールを一体で進めることが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
対象	ドライブ範囲	マイ/共有
抽出	検索/Script	Sheets連携
命名	規則	見直し
共有	範囲	点検
最新	公式確認	機能更新

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. どうやってリスト化できますか？

A. Google Driveの検索演算子（title:）やApps Script、Sheets連携などで特定ワードを含むファイル名を抽出可能です。

Q. どんな効果が期待できますか？

A. 散在したファイルの所在把握、棚卸し、命名規則の点検、不要ファイルの整理などが効率化されます。

Q. 中小企業に向きますか？

A. ファイル数が多く管理に悩む中小企業に向きます。命名規則と共有ルールの整備を一体で進めるのが現実的です。

Q. 最新の機能はどう確認しますか？

A. Google Workspaceの機能は更新されるため、必ず公式の最新情報で対応範囲を確認することが重要です。

関連情報・お問い合わせ

お問合せはこちら➡

まとめ

Googleドライブ内のファイルを効率よく管理するためには、GASを使った自動化が非常に便利です。

今回の方法を使えば、特定のワードを含むファイルを素早くリスト化できるので、業務効率化に大いに役立ちます。他にも「請求書」や「契約書」など様々なワードのリストを作ることで、管理がしやすくなると思います。

ぜひ試してみてください！

 

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