バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応はできる？
バーチャルオフィスとは、事業を行う上で必要になる住所・電話番号等の情報をレンタルできるサービスのことです。事業を行うためには住所登録をしなければいけない機会が多く、自宅住所を使いたくない方などにとっては非常に便利なサービスになっています。
バーチャルオフィスの利用を検討する上で「実際に会議室で打ち合わせはできるのか」「来客対応は可能なのか」などと気になっている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応は可能かどうか、バーチャルオフィスを利用するメリットについて解説します。
バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応はできる！
結論から言うと、バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応は可能です。ただし、全てのバーチャルオフィスに必ずレンタル会議室が設置されているわけではないので注意しましょう。
事業を行う上で急な打ち合わせや来客対応が必要になるシーンは多くあります。そのような時にスムーズに対応するためにも、レンタル会議室も設置されているバーチャルオフィスを選んでおくと良いでしょう。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスと混同されるケースが非常に多いです。
2つの大きな違いは「ワークスペースがあるかどうか」になります。バーチャルオフィスは基本的に住所を貸し出すサービスであるため、実際に仕事を行う場所は別に確保する必要があります。
レンタルオフィスの場合、実在するオフィスの部屋を利用できるサービスです。事業で必要な会議室や机、椅子等の家具類が用意されているのが特徴であり、すぐに事業を行えるのがメリットになります。
バーチャルオフィスの便利な機能
バーチャルオフィスは、事業を開始したい方に役立つ機能を多く搭載しています。
ここでは、バーチャルオフィスの便利な機能をいくつか紹介します。
来客対応
来客対応に対応しているバーチャルオフィスを利用すれば、都合が悪くて対応できない際でも対応してもらえるメリットがあります。コンシェルジュが常駐しているバーチャルオフィスもあり、来客者から名刺や資料等を預かってもらい、後から取りに伺ったり、連絡したりなどの対応が可能です。
取引先との良好な関係にもつながりやすくなるでしょう。
会議室やコワーキングスペースの利用
会議室やコワーキングスペースを提供しているバーチャルオフィスは非常に多いです。顧客との打ち合わせや共同で作業したい時など、一時的に活用することもできます。
法人登記の代行
法人登記の代行サービスも非常に便利なサービスの一つです。会社を立ち上げる際に必要な書類作成・手続等をサポートしてもらえるメリットがあります。
法人登記の代行サービスは、バーチャルオフィスの種類によって対応していないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。
電話・FAX番号の提供
バーチャルオフィスは、電話やFAX番号も提供しています。東京や大阪などの市外局番から始まる番号を利用でき、自身の携帯番号や自宅の番号を載せなくても済むのが大きなメリットです。
固定番号を載せることができれば、顧客や取引先からの信頼アップに繋がりやすくなるでしょう。
郵便物の受取・転送サービス
バーチャルオフィスは、届いた郵便物をスタッフが受け取ったり、事業に必要な書類や請求書などを転送したりする便利なサービスも存在します。
事業が忙しくて時間が無かったり、遠方に住んでいたりするときに特に重宝するサービスだといえるでしょう。
バーチャルオフィスを利用するメリット
バーチャルオフィスを利用するメリットは以下の通りです。
コストを抑えた上で事業をスタートできる
一つ目のメリットは、コストを抑えた上で事業をスタートできる点です。
バーチャルオフィスは、月額5,000円から10,000円ほどで利用できるものが多く、特に事業を始めたばかりの頃は月額料金の安さに対してメリットに感じるでしょう。
都心の住所を利用できる
二つ目のメリットは、都心の住所を利用できる点です。
都心の住所を利用すれば、より多くの企業と繋がりやすくなるメリットがあります。
打ち合わせ場所を確保できる
三つ目のメリットは、打ち合わせ場所を確保できる点です。
様々なバーチャルオフィスが存在しますが、会議室やコワーキングスペースなどを提供しているサービスは多いです。取引先との急な打ち合わせにも対応するためにも、打ち合わせ場所の確保は非常に大切です。ビジネスの拡大にも繋がる可能性も十分にあるため、打ち合わせ場所を確保できるバーチャルオフィスを選んでおきましょう。
まとめ
今回は、バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応は可能かどうか、バーチャルオフィスを利用するメリットについて解説しました。
バーチャルオフィスの会議室で打合せ・来客対応は行えます。しかし、これらのサービスを提供していないバーチャルオフィスも存在する点は認識しておきましょう。
事業を行う上でバーチャルオフィスの存在・サービスは大きな力になります。安価で利用できるサービスも多いため、ぜひ導入を検討してみてください！
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