レンタルオフィスの便利な設備はこれ！
レンタルオフィスの利用を検討したとき、
「設備が不十分で、業務をスムーズに進められるだろうか」
「お客様に不便な思いをさせてしまわないだろうか」
と、心配になっていませんか？
しかし実は、レンタルオフィスには仕事に必要なデスクや複合機、会議室などの設備が整っており、一般的なオフィスと比べても引けを取りません。
利用できる設備について詳しく知っておけば、自社に合った使い方ができる、便利なレンタルオフィスを選べるようになるでしょう。
今回は、レンタルオフィスの便利な設備について、詳しくご紹介します。
レンタルオフィスの便利な設備
レンタルオフィスを利用するメリットとしてまず挙げられるのが、自分で設備を用意する必要がないため、初期費用を削減できる点です。
ここではレンタルオフィスの便利な設備を9つ紹介します。ただし、すべてのレンタルオフィスに以下のような設備が付属する訳ではない点に注意しましょう。
【レンタルオフィスの便利な設備】
・専有の個室
・コワーキングスペース
・インターネット環境
・会議室や打ち合わせスペース
・プロジェクターやホワイトボード
・サイドワゴン
・コピー機やプリンター
・コーヒーやウォーターサーバー
・郵便物の受取と転送
専有の個室
レンタルオフィスには、半個室、シェアタイプ、完全個室、専有といったさまざまな利用形態があります。
専有の個室は半個室やシェアタイプと比べてコストがかかるぶん、できることが多い点がメリットです。
持ち物を自由な位置に置けるほか、ほかの利用者を気にすることなく会議や通話ができます。鍵をかけられるためセキュリティにも強く、備品をおいたままにできる点もメリットです。
一方、半個室・シェアタイプのレンタルオフィスは、コストを抑えられる反面、ほかの利用者と空間がつながっている関係上、電話や会議など話し声が出る作業に向いていません。貴重品の盗難や、覗き見など、セキュリティの面にも問題があります。
以下の記事で、完全個室レンタルオフィスとシェアオフィスの比較を詳しく解説しています↓
コワーキングスペース
レンタルオフィスによっては、コワーキングスペースが付いていることがあります。契約した個室とは、別に共用のシェアスペースで、こちらで仕事をすることも可能です。
仕切りのついたカウンタータイプのワークスペースから、複数人が同時に利用できる丸テーブルタイプのものまで、オフィスによって多種多様なワークスペースがあります。ノートPCを充電しながら作業したい場合は、コンセントの付いたデスクを選びましょう。
インターネット環境
ビジネスにおいてインターネット環境は欠かせません。インターネットがつながらないとメールやオンライン会議、ドキュメントの共有といった当たり前のことができなくなります。
自社以外の人間が同じインターネット回線を利用することから、セキュリティの脆弱さを心配する方は一定数います。そのような場合は、完全個室・専有レンタルオフィスを利用しましょう。
部屋ごとに独立したインターネット回線が用意されており、セキュリティを強化できます。
会議室や打ち合わせスペース
先述した半個室・シェアタイプのレンタルオフィスでも、会議・打ち合わせ専用のスペースがあれば他の利用者を気にすることなく利用可能です。
また、専有オフィスでも、会議に参加する人数によっては部屋に入り切らない場合があります。そのような場合でも、広めの会議室・打ち合わせスペースがあれば、チーム全員で利用できるようになります。
ただし、レンタルオフィス利用料とは別途で利用料金がかかるケースが多いため、注意しましょう。
プロジェクターやホワイトボード
会議・打ち合わせをする際に、円滑な作業をサポートできるのがプロジェクターとホワイトボードです。
パワーポイントを使ったプレゼンテーションや、会議で出た案をメモする際に使います。WEB会議とは違って対面で行われる会議では、これらの設備が必要になる場合が多いです。
プロジェクターは高価で、ホワイトボードは運び込むのが大変なので、備え付けのレンタルオフィスを利用しましょう。
サイドワゴン
筆記用具や本、書類、充電器といったあらゆる物を収納しておけるサイドワゴンがあるのとないのとでは、利便性が大きく変わります。
探したい書類を瞬時に見つけるためには、収納に優れたサイドワゴンが便利です。また、鍵付きのサイドワゴンであれば貴重品の管理も可能で、重いノートPCをオフィスに置いて帰れます。
コピー機やプリンター
見積書や契約書、打ち合わせ資料など、ビジネスではさまざまな印刷物があります。コピー機・プリンターがオフィスにないと、近隣のコンビニエンスストア、ドラッグストアなど、コピー機・プリンターの置いてある場所まで出向かなくてはいけません。
作業効率が低下するだけでなく、書類を置き忘れることによる情報漏洩の可能性もあるため、日頃から印刷をする機会が多い場合は、コピー機・プリンターのあるレンタルオフィスを選びましょう。
コーヒーやウォーターサーバー
オフィスには仕事の効率を上げるために、リラックスタイムを有意義にする設備があると便利です。コーヒーマシーンやウォーターサーバーがあると、社員はタンブラーやコップを用意するだけで、飲み物を飲めます。
ただし、レンタルオフィスの利用料金とは、別途でお金がかかるケースが多いことを想定しておきましょう。
郵便物の受取と転送
オフィスによっては、郵便物や宅配物の受取・転送ができるサービスもあります。 レンタルオフィスに届いた郵便物・宅配物を指定先住所へ転送してくれるサービスです。
こちらもレンタルオフィスの利用料金とは別途でお金がかかるケースが多いです。郵便物や宅配物の重量によっては超過料金が発生する可能性がある点に注意してください。
まとめ
レンタルオフィスと契約する際は、備え付けの設備を利用することで、初期費用を安く抑えられます。代表的な設備は下記の9つです。
・専有の個室
・コワーキングスペース
・インターネット環境
・会議室や打ち合わせスペース
・プロジェクターやホワイトボード
・サイドワゴン
・コピー機やプリンター
・コーヒーやウォーターサーバー
・郵便物の受取と転送
設備によっては有料オプションとして別途料金がかかるため、どの設備を利用するかはそれぞれの事業内容をもとに決定しましょう。
関連リンク
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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