レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いを比較！
近年、テレワークの普及によって、レンタルオフィスやバーチャルオフィスといった用語を耳にするようになりました。どちらも似た言葉ですが、それぞれ違った役割を担っています。
ビジネスの立ち上げ時や事業の拡大を行う際は、事務所を借りたり、備品を揃えたりするためにコストがかかります。これらの違いを理解して上手に活用することで、そのコストを大幅に抑えられ、ビジネスにおいて大いに役立ちます。
本稿では、レンタルオフィスとバーチャルオフィス、それぞれの特徴を紹介します。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、オフィススペースを借りられるサービスのことです。デスクや椅子、電話やWi-Fiといったオフィスで使うものはすべて揃っていて、荷物を置いてすぐに仕事ができるようになっています。
実際の住所も手に入るので、郵便物や宅配の取り扱いも可能なだけでなく、許認可を取るときの審査などもバーチャルオフィスよりスムーズに進むことが期待できます。
大切なクライアントを招くときも、会議室やフロントデスクが整った本格的なオフィスで迎えられます。オフィスを持つことの利点をすべて享受できるため、新しくビジネスを始める人や、一時的にオフィスが必要な人にはとても便利です。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、実際のオフィススペースの提供ではなく、オフィスの住所だけを提供するサービスです。業者によっては専用の電話番号の提供や郵便物の取り扱いなどのサービスも提供されることがあります。
オフィスの住所が手に入るので、新しく会社を設立する人や、ジムのトレーナーやオンライン講師など、基本的にはオフィスが不要なビジネスを始める人にはとても便利です。
このサービスを利用すれば、オフィスを持つことの費用を抑えつつ、オフィスを持っているかのような印象を与えることができます。
それぞれの違いを項目別に比較
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、どのように異なるのでしょうか。ここではレンタルオフィスとバーチャルオフィスの主要な違いを比較し、それぞれの特性と利点を説明します。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスはそれぞれ異なる利点を持つため、どちらを選ぶべきかはビジネスの要件や予算によります。たとえば、頻繁に会議を開催するビジネスでは、レンタルオフィスの固定的な会議スペースが有用な場合があります。
一方、出張が多くオフィスを頻繁に利用しない場合や、初期費用を抑えたい場合は、バーチャルオフィスが適しているでしょう。具体的な選択をする際には、複数の提供業者のサービス内容、費用、契約条件などを比較検討することが重要です。
利用料金
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの最も明らかな違いは、利用料金です。レンタルオフィスの料金はオフィスの広さ、立地、グレード、付帯サービス、付帯設備などによって異なります。
東京都内における、平均的なレンタルオフィスの料金相場は以下のとおりです。
1～2名用（4～6㎡）：5～10万円
3～5名用（8～15㎡）：10～40万円
6～10名用（18～25㎡）：40～60万円
11～20名用（25～50㎡）：70～120万円
レンタルオフィスは物理的な空間を提供するため、費用は高くなります。一方、バーチャルオフィスは物理的なスペースを必要としないため、月額660円〜11,000円程度と、費用は大幅に抑えられます。
また、レンタルオフィスとバーチャルオフィスでは契約期間が異なります。レンタルオフィスでは、通常、最低6か月から1年の契約が一般的ですが、バーチャルオフィスでは、1か月からの契約となります。
バーチャルオフィスは短期間から契約できるため、短期的なビジネスニーズに対応することが可能で、柔軟なビジネス運営が可能といえます。
利用住所
利用住所についても、レンタルオフィスとバーチャルオフィスでは大きな違いがあります。レンタルオフィスの場合、住所は物理的なオフィススペースの場所となります。一方、バーチャルオフィスでは、提供される住所は通常、サービス事業者が所有するビルの住所となります。
たとえば、サービス事業者が銀座のビルを所有している場合、月額数万円程度の利用料金で、初期投資をほとんどかけずに銀座に会社を構えられます。
この違いは、ビジネスの信頼性に影響を与えることがあります。ビジネスパートナーや顧客がオフィスを訪れることがある場合や、WEBサイトで表示される住所が重要な場合、レンタルオフィスの方が適しているケースがあります。
登記の可否
企業の登記は、レンタルオフィスとバーチャルオフィスのどちらでも可能ですが、サービス事業者により、企業の登記が可能かどうか変わることがあります。
電話番号の取得
レンタルオフィスでは、オフィスに設置された電話を利用できます。バーチャルオフィスでは、固定電話番号を提供するサービスがあります。
オフィススペース
レンタルオフィスとバーチャルオフィスでは、オフィススペースの提供の仕方が異なります。レンタルオフィスは、オフィススペースをほかの企業と共有する場合もあります。広いエリアの一角に自分専用のスペースを持つようなイメージです。
デスク、チェア、ミーティングスペース、インターネット接続、コピー機、プリンター、キッチンなどの物理的な設備が揃った状態で提供されます。
バーチャルオフィスは、電話応対サービス、メールボックス、住所などの非物理的なサービスが主な提供物で、自分専用のオフィススペースや会議スペースはありません。そのかわり、会員専用のコワーキングスペースなどが利用できることがあります。
また、利用時間についても異なるケースがあります。レンタルオフィスは、ビルの運営時間の都合で深夜は利用できないことがあります。契約により24時間利用可能な場合もありますので、事業者に予め確認が必要です。
レンタル会議室
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、どちらも会議室のレンタルを提供していることが一般的です。レンタルオフィスでは通常、オフィス内に設けられた会議スペースを利用します。
一方、バーチャルオフィスでは、会員がいつでも利用できる共用の会議室を提供することが多いです。一部のバーチャルオフィスでは、時間貸しの会議室を利用することも可能です。
郵便物や宅配物の取り扱い
レンタルオフィスもバーチャルオフィスも、郵便物や宅配物の取り扱いが可能です。
審査
法人口座開設や許認可などのための審査は、物理的な場所があるレンタルオフィスのほうがスムーズに進む可能性が見込めます。
バーチャルオフィスは、実際にオフィスがあるわけではないため、クライアントや顧客が訪問したときや、許認可を行う際などにネガティブなイメージを持たれる可能性もゼロではありません。
どんな利用者におすすめか
レンタルオフィスとバーチャルオフィスは、それぞれ異なるビジネスニーズに対応したサービスを提供しています。物理的なスペースが必要な企業もあれば、遠隔地で事業を展開したい企業もあるでしょう。
適切なオフィススペースを選ぶときは、ビジネススタイルや予算、求めるサービスなどを検討することが重要です。
レンタルオフィスの場合
レンタルオフィスの特徴をまとめると、次のとおりです。
・ フレキシビリティ
企業は短期間または長期間、必要に応じてスペースをリースできます。これはスタートアップ企業や中小企業にとってとくに魅力的で、事業が拡大した場合や縮小した場合にスペースを調整できます。
・ ビジネスに最適な環境
レンタルオフィスは、オフィス機器などビジネスに最適な環境を提供します。対面でのミーティングや訪問が頻繁にある企業は、クライアントに対してプロフェッショナルな印象を与えられるでしょう。
・ コスト効率
レンタルオフィスは家具や設備が提供されるため、これらを購入する必要がありません。そのため、初期投資コストを節約できます。
レンタルオフィスは、上記の特性から、専用の物理的なワークスペースが必要なスタートアップ企業や中小企業、対面でのミーティングを頻繁に行う企業に最適です。
バーチャルオフィスの場合
バーチャルオフィスの特徴をまとめると、次のとおりです。
・ コスト効率
物理的なオフィススペースを借りる必要がないため、オフィスの家賃や電気代、インターネット接続費用などの経費を節約できます。初期投資を抑えたいスタートアップ企業や、資金面での制約がある個人事業主にとって、とくに有利です。
・ 地理的な柔軟性
バーチャルオフィスは、遠隔地で事業を行う企業やフリーランスにとって理想的です。物理的な場所に制約されずにビジネスを展開できるからです。
・ 小規模な会社でも信頼感を与えられる
バーチャルオフィスでも、住所や電話応答サービスの提供が受けられます。これにより、小規模な会社でも、クライアントに対して信頼感を与えられます。
したがって、バーチャルオフィスは遠隔地で事業を行う企業や、社員が各地に点在している企業、働く場所を選ばないフリーランスなどに最適です。また、来客が少ない企業や、固定費を抑えたい企業にとっても魅力的な選択肢となるでしょう。
まとめ
レンタルオフィスとバーチャルオフィスのどちらを選ぶかは、ビジネスの性質や予算、イメージによって異なります。
レンタルオフィスは物理的なワークスペースを得られるので、許認可や法人口座開設などでもポジティブな印象を与えやすいです。また、クライアントや顧客などの来客がある場合、相手に信頼感を与えられるメリットがあります。
バーチャルオフィスは柔軟性とコスト削減に大きなメリットがあり、オフィスをもつ必要がなく、住所さえあればよい場合や、オフィスの家賃などを極力抑えたい場合におすすめです。
基本的には、実体のあるオフィスの有無だけが大きな違いで、郵便や電話など細かい部分はほとんど違いがありません。
バーチャルオフィスは短期間から契約できるので、まずバーチャルオフィスを使ってみてから、必要に応じてオフィスをレンタルしてもよいでしょう。ビジネススタイルや費用を考慮し、最適なサービスを選んでみてください。
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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