勤怠管理システムを導入するときのポイントを徹底解説！
働き方改革や新型コロナウイルス感染症の拡大など、様々な要因で私たちの生活・働き方は大きく変化しました。働き方が変化したことにより社員の負担は以前よりも大きくなり、業務負担の軽減を目的としたクラウドサービスやアプリケーションは年々増加しています。
「勤怠管理システム」もその1つであり、従来よりも複雑になった手間が掛かる勤怠管理をシステムを活用して効率的に管理する狙いがあります。
勤怠管理システムを導入するメリット
１．給与計算などに自動連係可能
紙のタイムカードでは、打刻情報をPCに移動させ、そこからさらに給与計算ソフトに取り込んで。。。という操作が必要になりますが、勤怠管理システムでは、給与計算ソフトとAPI連携ができているので、取り込みボタンを押すだけで、前月の情報などがすぐに給与計算ソフトに反映できます。
２．有給の管理、残業の管理なども自動化
有給をだれが、何日消費しているか、だれか残業が多すぎる人がいないかなども、自動で管理。条件に該当するとアラートを出すことが可能です。
３．どこでも打刻が可能に
紙のタイムカードでは、オフィスに出勤しないと打刻ができませんが、クラウドのシステムなら、自宅でも、外出先でスマホでも打刻が可能です。テレワークや出張などがある場合には、非常に有効ですよね。最近だと、コロナで自宅待機などもあると思いますので、そういった様々なケースに対応できるのがメリットです。
上記3点とも、紙の打刻の場合は、誰かが、管理をして、その分の人件費がかかっています。これらを勤怠管理システムを導入することで、削減することが可能になります。
それでは、本記事では、勤怠管理システムを導入するときのポイントについて詳しく解説していきます。
勤怠管理システムを導入するときのポイント
近年、テレワークやハイブリッドワークを導入する企業が増えた影響もあり、ますます勤怠管理は複雑になっています。そのため、勤怠管理システムの必要性・重要性は以前よりも高くなったといえるでしょう。
ここでは、勤怠管理システムを導入するときのポイントについて解説します。
①自社の勤務体系に適しているか
最も大切なポイントは「自社の勤務体系に適しているか」です。はじめに自社の勤務体系や就業規則などに対応できるかを確認するようにしましょう。
業種や企業規模によって勤務体系や規則は大きく変わります。例えば、変形労働制を採用していたり、フレックスを採用していたり、1日の内に複数回の出退勤があったり、午前・午後で作業した場所ごとに勤務時間を記録したりなど、会社ごとに様々なケースがあるでしょう。また、雇用形態や所定労働時間等も社員によって異なる状態は珍しくありません。
勤怠管理システムを選ぶ際には、現在自社でどのような勤務管理を行っているのか、何が課題となっているかを明確にした上で、自社に適したシステムを選ぶ必要があります。
②打刻方法の選択肢が豊富かどうか
出退勤の打刻方法の選択肢が豊富に用意されているかどうかもポイントの1つです。
勤怠管理システムには、パソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証など様々なタイプがあります。パソコンやスマートフォンの操作に慣れている人であれば、パソコンやスマートフォンでの打刻は非常に便利ですが、使い慣れていない人も中にはいるでしょう。そのため、全社員が使いやすいと感じられる打刻方法を選ぶようにしましょう。
また、他の社員に代わりに打刻してもらう「不正打刻」を防ぎたい場合は、本人でしか打刻できない生体認証がおすすめです。
クラウドの勤怠システムでは、スマートフォン打刻の場合、GPS情報を同時に記録したりもできますし、逆にどこでも打刻できるスマートフォンからは打刻できないようするなどの設定もツール事できたりします。
③自社の社員が操作しやすいか
勤怠管理システムは休日以外は基本的に毎日使うため、自社の社員が操作しやすいシステムを選ぶようにしましょう。また、操作しやすいシステムであれば、社員への使い方や運用方法などの説明もスムーズに行えます。
また、社員の立場によって「使いやすさ」の基準は変わってきます。
- 従業員→打刻しやすいかどうか、勤怠表に入力しやすいか等
- 勤怠管理システムの管理者→社員の勤務状況を確認しやすいか、残業時間を把握しやすいか等
- 給与担当者→勤務時間を集計しやすいか、給与システムと連携しやすいか等
それぞれの立場を考慮して、社員の意見なども参考にした上で使いやすいかどうかを確認していきましょう。
④サポート体制が充実しているか
サポート体制が充実しているかも導入を検討する際にきちんと確認しておきましょう。特に過去に勤怠管理システムを導入した経験がない企業はサポート体制が充実している勤怠管理システムがおすすめです。
サポート方法は製品によって様々であり、導入時から運用後まで一貫して無料でサポートする形もあれば、有料でサポートする形もあります。有料でのサポートの場合、導入後にトラブルが頻発するとコストが大きくなってしまうため注意が必要です。
導入前にどこまでサポートしてもらえるのか、料金はかかるのか等はきちんと確認しておきましょう。
⑤パッケージ型かクラウド型か
勤怠管理システムは大きく「パッケージ型」と「クラウド型」に分けられます。それぞれ特徴があるので、メリット等を考慮して選ぶと良いでしょう。
パッケージ型は、パソコンにインストールした上で使うことができ、クラウド型はネット環境さえあればどこからでも利用できるのが特徴です。
| タイプ | パッケージ型 | クラウド型 |
| 利用できるデバイス | 特定のパソコンに限定される | パソコン、スマートフォンなどデバイスを問わず利用できる(ネット環境が必須) |
| バージョンアップ | 新しいシステムを買い直す必要がある | 無料かつ自動でバージョンアップする製品が多い |
| コスト・利便性の高さ | 自社の運用体制が整える必要がある | 無駄なコストを抑えられ、様々なデバイスを利用できるため利便性も高い |
上記の表の通り、クラウド型の方が様々な面でメリットがあるため、クラウド型を選択する企業が近年増えている傾向があります。コストや利便性の高さを考慮すると、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。
まとめ
今回は、勤怠管理システムを導入するときのポイントについて解説しました。導入時のポイントは下記の5つです。
- 自社の勤務体系に適しているか
- 打刻方法の選択肢が豊富かどうか
- 自社の社員が操作しやすいか
- サポート体制が充実しているか
- パッケージ型かクラウド型か
勤怠管理システムは実際に操作してみないと使いやすいかどうか、自社に適しているかは判断しにくいため、無料トライアルを実施しているのであれば、1度試してみることをおすすめします。
また、勤怠管理システムは「パッケージ型」と「クラウド型」に分けられますが、クラウド型の方が利用できるデバイスが多く、利便性も高いのでおすすめです。
クラウド型の勤怠管理システムとして多くの企業で導入されている「勤革時」と「jinjer」について下記の記事で解説しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。
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