【2025年版】IT導入補助金でグループウェア導入！中小企業が押さえるべきポイントとは？

最終更新日：2025年6月4日（水）

グループウェアは、チーム全体の業務効率を大幅に向上させるツールです。代表的なグループウェアとして挙げられるのが「Google Workspace」や「Microsoft 365」などです。

昨今のリモートワークの普及やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進に伴い、グループウェアは中小企業にとって欠かせない存在となりつつあります。

本記事では、IT導入補助金を活用してグループウェアを導入する際のポイントをわかりやすく解説します。

IT導入補助金とは

IT導入補助金は、業務効率化やDX等に向けた ITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入を支援する補助金です。中小企業・小規模事業者等の労働生産性向上を目的としています。IT導入補助金では下記の5つの枠が用意されています。

	通常枠	インボイス枠（インボイス対応類型）	インボイス枠（電子取引類型）	セキュリティ対策推進枠	複数社連携IT導入枠
概要	中小企業・小規模事業者の業務効率化や生産性向上を目的に、ITツールの導入を支援する基本的な枠	インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応を目的としたITツールの導入を支援	電子取引（PDF請求書やEDIなど）への対応や、電子帳簿保存法に準拠したシステム導入を支援	サイバー攻撃や情報漏えい対策など、中小企業のセキュリティ強化に資する製品・サービスの導入を支援	複数の中小企業が連携して業務プロセスを統一・効率化する取り組みに対してIT導入を支援する枠組み
対象のシステム例	販売管理、顧客管理、会計、在庫管理、予約管理、勤怠管理などの汎用的な業務システム	請求書発行・受領、仕訳・会計、インボイス登録番号の管理など、制度対応に必要な機能を持つツール	電子取引データの保存・管理、仕訳処理、検索性の確保などを備えたシステム	ウイルス対策ソフト、EDR、MFA、ファイアウォール、クラウド型セキュリティサービスなど	複数社で共有・連携可能なクラウドERP、受発注・在庫管理システム、データ連携基盤など

IT導入補助金の詳細やよくある質問について、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。

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IT導入補助金を利用する際の流れ

IT導入補助金を活用する際の基本的な流れは下記のとおりです。

①公式サイトや公募要領を読んで補助事業に関する理解を深める

申請を始める前に、IT導入補助金の公式サイトに掲載されている公募要領をよく読み、補助対象となる事業や条件、スケジュールを把握しましょう。先述したとおり、補助金には複数の枠があり、それぞれ要件が異なります。自社の導入目的に適した枠を選ぶことがポイントです。

②GビズIDの取得・SECURITY ACTION宣言の実施

IT導入補助金を申請する際は「GビズIDプライムアカウント」が必須です。発行には2〜3週間かかることもあるため、早めの申請が必要です。また、SECURITY ACTION（セキュリティアクション）の「一つ星」または「二つ星」の宣言も、条件として求められています。

GビズIDを持っていないと申請自体ができないため、補助金活用を考え始めた段階ですぐに申請しましょう。

③IT事業者の選定・ITツールの選定

IT導入補助金では、「IT導入支援事業者」およびその事業者が登録しているツールしか申請対象になりません。導入したいツールが決まっていても、そのツールが対象でなければ補助金は使えません。

チャットツールや請求管理アプリなどのクラウドツールも、登録された支援事業者経由で導入する必要があります。事前に支援事業者へ相談することをおすすめします。

④交付申請

必要書類を準備し、IT導入支援事業者と連携して交付申請を行います。申請内容には「事業の課題」や「導入するツールがどう役立つか」、「業務改善の見込み」などを記載します。交付が決定する前にツールの契約や支払いをすると、補助対象外になるため注意しましょう。

⑤交付決定

審査を経て、申請が採択されると「交付決定通知」が発行されます。また、交付決定後には「実績報告」「事業実施効果報告」などの義務も発生します。これらを怠ると、補助金が支給されなかったり、返還を求められたりすることがあるため注意しましょう。

グループウェア導入でIT導入補助金を活用する際のポイント

グループウェア導入でIT導入補助金を活用する際は、下記のポイントを押さえましょう。

①導入のタイミングと背景を明確に説明する

「なぜ今、グループウェアを導入するのか？」という導入の背景を明確にすることで、事業戦略との整合性を伝えやすくなります。たとえば、下記のようにグループウェアが必要な理由を具体的に記載しましょう。

●テレワークの本格導入に向けて、情報共有の仕組みを整備したい

●業務の属人化を解消し、標準化・引き継ぎ体制を構築したい

●組織拡大に備えて、既存の管理体制を見直す必要がある

②業務改善の具体的な効果を示す

IT導入補助金の申請では、「なぜそのITツールが必要なのか」「導入によってどのような効果が見込めるのか」を、定量的・定性的に明示することが求められます。ただ「便利になるから」では不十分であり、以下のような課題と改善効果のストーリーが必要です。

●社内の連絡手段がバラバラで伝達ミスが頻発していたが、グループウェアの導入で一元管理が可能になり、ミスが大幅に減少する

●会議のスケジューリングが煩雑だったが、共有カレンダーや議事録機能の活用で効率化が図れる

●最新の資料管理ができていなかったが、ファイル共有とバージョン管理機能により、常に最新版を全員が確認できるようになる

このような導入効果を「作業時間を20％削減」「ミス件数が月に10件から3件に減少」など、具体的な数値や想定シナリオで説明することで、説得力のある申請書類を作成できるでしょう。

まとめ

今回は、IT導入補助金でグループウェアを導入する際のポイントについて解説しました。IT導入補助金の申請では「導入の背景」「業務課題の提示」「導入効果の具体化」といった要素を押さえたストーリー構成が重要です。これらを明確に示すことで、申請内容に説得力が増し、採択の可能性も高まります。

グループウェアの導入を検討している企業は、まずはIT導入支援事業者に相談しながら、準備を進めましょう。

株式会社アーデントは、IT導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからIT導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィスソフト・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee※、楽楽精算、楽楽明細、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM※、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。