レンタルオフィスのセキュリティって大丈夫？
新たに事業を構える際に、利便性の高いレンタルオフィスの利用を検討する方が増えています。料金や立地条件も大切ですが、物件を選ぶ際はセキュリティ対策について必ず確認しましょう。
事業では顧客のプライバシーや業務上の機密情報など、決して外部に流出してはならないデータを扱います。見知らぬ人が出入りすることが多いからこそ、セキュリティ面で安心できるレンタルオフィスを選びたいものです。
この記事では、セキュリティの高いレンタルオフィスとはどんなオフィスなのかを、いくつかのポイントにわけて解説していきます。
レンタルオフィスのセキュリティで確認すべきポイント
レンタルオフィス利用の際は、不審者の侵入と盗難などのリスクを回避し、ネットワーク上の情報漏洩も防止しなければなりません。どのような点がセキュリティ対策のポイントとして考えられるか詳しく見ていきましょう。
受付・利用者の管理方法
不特定多数の人が出入りする可能性のあるレンタルオフィスでは、受付が常駐しているか、入退室管理を行っているかどうかはセキュリティ上の重要事項です。以下で詳細を見ていきましょう。
受付が常駐しているか
受付サービスの付帯している、またはオプションで付けられるレンタルオフィスと契約すれば、来訪者の出入りを常にチェックでき、セキュリティ対策になります。ただし時間は24時間ではなく、平日の業務時間のみで土日祝日は不在といったケースが多いでしょう。
入退室管理
入退室管理にもさまざまな方法があります。
・指紋や顔などを用いた生体認証システムとの連動
・カードキーや暗証番号の使用
・受付における紙媒体での記録
どの程度までセキュリティレベルを求めるかは事業の内容によって異なるので、利用者自身が必要だと思われる設備があるかどうかを入居の際は確認してください。大型ビルだと、そもそもビル側での入退室管理ゲートを用意していることもあります。
防犯カメラの有無
防犯カメラは来訪者の記録や有事の際の証拠になるだけでなく、存在そのものが犯罪の抑止効果につながります。できるだけカメラを設置しているレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。
また監視エリアがどの範囲にまで及ぶのかもチェックする必要があります。エントランスのみの場合と共有スペースにまでカメラがある場合とでは、防犯性が異なるからです。
近年は防犯カメラの映像をクラウド上に録画し、パソコンやスマートフォンから見られるシステム も普及しています。カメラの記録内容を自身で閲覧する必要があれば、このシステムを採用しているレンタルオフィスを選びましょう。
個室かオープンスペースか
レンタルオフィスには、「完全個室タイプ」「半個室タイプ」「オープンスペースタイプ」の3種類があります。セキュリティ面からすれば独立した機密性の高い空間を確保できる完全個室タイプを選ぶべきでしょう。
ただしコスト面からやむを得ず半個室タイプのレンタルオフィスを選ぶ方もおられるかもしれません。その際にはパーテーションの高さや防音性をチェックしましょう。
可能な限り作業環境が外側から見えにくく、会話が周囲に聞こえないようになっているオフィスを選択するべきです。なおセキュリティ上の観点からいうと、オープンスペースタイプはあまりおすすめしません。
また完全個室タイプで周囲から作業環境が見えない場合でも、壁に防音対策が施されているかどうかは確認しましょう。電話やミーティングなどの声が外に漏れやすいと、情報漏洩の危険性が増すということに注意してください。
以下の記事で、完全個室について詳しく解説しています↓
オートロックの有無
専有スペースの鍵に加えて、各フロアに入る際にもセキュリティ対策がなされているのが望ましいでしょう。できれば鍵の閉め忘れが起こり得ない、オートロックを導入済みのレンタルオフィスを選びたいところです。
鍵に関しても、可能な限り生体認証や暗証番号を使用した、物理的キーが不要のタイプがベストです。鍵の紛失もセキュリティ上の大きなリスクだと心得ておきましょう。
レンタルオフィス内では、さまざまな機密書類が管理されています。すぐに目のつく場所に放置しないことはもちろんですが、施錠を何重にも行うことで、ある程度のリスクは回避可能になるからです。
ネットワークのセキュリティ
あらかじめインターネット環境が整備されていることの多いレンタルオフィスですが、多くが無線LANを介した利用となっています。物理的なケーブルを必要とせず、接続できれば誰でも使用可能になってしまうので、セキュリティ対策が確実になされているかはチェックしましょう。着目すべきは以下の2点です。
SSIDと暗号化キー
個別にSSIDと暗号化キーが用意されているか確認しましょう。その情報を知っている者のみがアクセス可能な環境であれば、安全性はある程度確保できます。ただしメールアドレスやパスワードを利用したログイン情報を入力する際は、確実にSSL通信を利用するようにしましょう。
SSL通信しているかの確認方法や危険性については以下の記事で解説しています↓
ファイルとプリンタの共有設定の解除
レンタルオフィスの利用者同士で、ファイルとプリンタを共有する状況はあまり考えられません。自分のファイルへのアクセスを防ぐために、共有設定が有効になっている場合は解除しておきましょう。また、プリントアウトしたものが、他の入居者に見られてしまうというリスクも当然想定されます。
できれば、複合機の前で、カードキーをかざしたら、印刷される方式の方が安全でいいでしょう。
書類の管理・廃棄方法
書類の管理場所は情報漏洩を防ぐ意味でも重要です。通常のオフィスであれば鍵付きの個人デスクなどに保管するところですが、スペースの限られたレンタルオフィスでは1人1台のデスクを確保することも難しいでしょう。
書類の管理には、専用のロッカールームがあると便利です。機密書類や貴重品などを入れておけるので、通勤時に持ち運ぶ手間が不要になります。ロッカールームそのもののセキュリティ対策も重要になるため、専用の鍵に加えて監視カメラもついていると安心です。
個人情報が記載された書類やCD-Rなどのメディアは、不要になった場合も安全面に配慮して破棄しなければなりません。シュレッダーが備え付けられているか、またはオプションでシュレッダーの貸出サービスがあるかを確認しましょう。
まとめ
多くの人間が出入りする可能性のあるレンタルオフィスだからこそ、セキュリティ面が充実しているかは大切な要素です。利用料の安さからセキュリティの甘い物件を選んでしまうと、盗難にあったり顧客情報を流出させたりなど、事業の存続にかかわる事態に発展することもあります。
セキュリティには盗難や侵入などに対する物理的な対策と、インターネットからの情報漏漏洩を防ぐネットワークセキュリティ対策の2種類があると覚えておきましょう。
今回ご紹介したポイントを参考に、ご自身の業務内容に応じたセキュリティレベルを有するレンタルオフィスを見つけてみてください。
関連記事
⇒レンタルオフィス、賃貸オフィスの一括検索サイト SOHOオフィスナビ
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。
Google Workspace、法人向けサイバーセキュリティの書籍も執筆、販売中。➡アマゾンリンク
