社内SNSとは？メリット・デメリットを徹底解説！
新型コロナウイルスの影響によるテレワークの拡大に伴って、社内SNSを導入する企業が増えてきています。
社内SNSを利用することで「コミュニケーションを円滑にとることができる」「どこにいても情報共有をスムーズに行える」といった効果が期待できます。
本記事では、社内SNSのメリット、デメリットについて解説します。
また実際に導入、運用をする上でのポイントについても解説しています。ぜひ参考にしてください。
社内SNSとは
社内SNSとは、名前の通り職場、企業内で使われるSNSのことを指します。
(Twitter、Facebook、InstagramなどWeb上で社会的に繋がるための一般的なSNSサービスとは異なります。)
社内SNSは、主に下記の三つの役割を果たします。
社員同士のコミュニケーションツール
一つ目の役割は、社員同士のコミュニケーションを円滑にすることです。
同じ部署やチーム内での情報共有だけではなく、普段関わることが少ない他部署の人ともコミュニケーションをとることによって、社内のコミュニケーションを活発にすることが可能となります。
情報共有のツール
二つ目の役割は、社内の情報を社員一人一人にスピーディーに共有することです。
社内の決定事項や報告事項等があったときに、社内SNSで報告書やデータ等を閲覧できるようにしておけば、社員一人一人に漏れなく情報共有をしやすくなるというメリットがあります。
さらにグループ設定を行っておけば、グループに所属しているメンバーのみが閲覧できるようにすることも可能です。
進捗管理のツール
三つ目は、作業の進捗管理です。
様々な種類の社内SNSが存在しますが、タスク管理の機能やカレンダーと連携可能な機能を搭載している物がほとんどです。
これらの機能を利用することでチーム内の作業状況を社員同士で確認出来たり、進捗状況等を随時報告できるといったメリットがあります。
社内SNSの主な機能
社内SNSに搭載している主な機能は、下記の通りです。
チャット機能
チャット機能によって、社員同士でメッセージを送る、受け取ることが可能です。
メールのように堅苦しい冒頭の挨拶等は基本的に不要なため、気軽かつスピーディーに連絡・情報の共有を行うことができます。
またスタンプや絵文字などを利用すれば、相手のチャットに対して即座にリアクションすることも可能です。
グループ機能
グループ機能によって、目的や用途に合わせた利用も可能です。
たとえばチーム内での情報共有を目的としたグループ、報告関係のファイルをアップロードするグループ、勉強会などスキルアップを目的としたグループなどを別々に作成することができます。
グループ機能を上手く使うことによって、業務を明確化したり、社員の作業進捗等を管理しやすくなるといったメリットがあります。
アップロード機能
アップロード機能によって、ファイル・データ等の送付もスムーズに行うことができます。
データの中身によって閲覧制限をかけることもできるので、たとえば「〇〇チームのメンバーのみ閲覧が可能」、「Aさんに編集権限をつけて、BさんCさんは閲覧のみ可能」といったことも可能です。
社内SNSを使う目的
続いて、社内SNSを使う目的について解説します。
テレワークの導入に伴い社内SNSを導入する企業が増えましたが、どのような目的で社内SNSを使うのか、主に下記の三つが挙げられます。
社員同士のコミュニケーションの低下を避ける
テレワークの懸念事項として、社員同士のコミュニケーションの場の減少が一番に挙げられます。
社内SNSを導入することによって、社員全員が自分のタイミングでチャットを閲覧することが可能となり、気軽にコミュニケーションをとることが可能となります。
社内の情報、ノウハウを共有する
社員一人一人が持っている情報や知見は会社にとって大きな資産です。
しかし通常のオフィス勤務だと会話をする人も一部の人に限定されてしまいます。また社内で勉強会やプレゼンの機会を設けるのにも、その都度時間とコストがかかってしまいます。
社内SNSがあれば、その人が持っている知見やノウハウをSNS上に投稿することによって、社内のメンバーがいつでも閲覧できることが可能となります。投稿したノウハウはSNS内にデータとして残るので、新入社員や中途社員にも共有したノウハウ等を伝達できます。
社員全員が情報を共有できる環境によって、会社全体が目的達成のために一致団結して仕事を行うことが可能となります。
勤務場所にとらわれずコミュニケーションを図る
近年テレワーク、時短勤務など場所や時間にとらわれず柔軟に働くことが可能となりました。その分以前より意識的にコミュニケーションをとらなくてはいけなくなったといえます。
社内SNSはマルチデバイスに対応しているため、場所やデバイス問わず、手軽に社員同士でコミュニケーションをとることが可能です。
社内SNSのメリット
続いて社内SNSのメリットについて解説します。
他部署の人ともコミュニケーションが可能
社内SNSのメリット一つ目は、普段交流の少ない他の部署のメンバーとも気軽にコミュニケーションをとることが可能になる点です。
通常であれば同じ部署、同じチームのメンバーとしかコミュニケーションをとる機会がないため、良くも悪くも考え方が固くなってしまい、多角的な視点を持って仕事に取り組むことができなくなってしまいます。
普段接触することがない社員の考え方やアイデア、ノウハウ等に触れることによって、柔軟に多角的な視点を持ったうえで業務に取り組むことができるようになります。
特にクリエイティブな仕事、アイデアや工夫が求められる業務に携わっている人は、インプットの量を増やすためにも他人の思考やノウハウに触れる機会を増やすことは大切です。
情報共有を効率化できる
二つ目のメリットは、情報の伝達、共有を効率化できる点です。
オフィス勤務であれば、社内の決定事項や伝達事項を対面もしくは会議の場などで口頭でわざわざ伝える必要がありましたが、社内SNSで投稿すれば、少ない労力で社員への情報共有をスピーディーに行うことが可能です。
社内SNSを活用して情報共有を効率化することによって、普段行っている業務(対面での情報伝達、報告が目的となっている会議)をなくし、その浮いた時間を別の業務に充てることもできるようになります。
時間、場所、デバイスを問わずにコミュニケーションをとることが可能
三つ目のメリットは、時間、場所、デバイスを問わず社内でのコミュニケーションが可能となる点です。
業務時間内の連絡はもちろん、たとえば業務時間外に緊急を要する出来事、トラブルがあった時に社内SNSがあれば即座に全社員に連絡をとることができます。社内SNSがなければ全社員に連絡が行き届くまで時間がかかりますし、きちんと正確に伝わっているかどうかの確認等の手間もかかります。
社内SNSで投稿する方が、投稿者の意図が正確に伝わりやすくなりますし、閲覧者も自分のタイミングで閲覧できます。情報の伝達という面では社内SNSを活用したほうが効率的に正確に行うことができるでしょう。
社内SNSのデメリット
一方でどのようなデメリットがあるのか、主に下記の三点が挙げられます。
SNSに疲れてしまう一面もある
デメリットの一つ目は、社内SNSにはいつでも連絡が取れるという反面、常に気を張ってしまう、プライベートの時間にリラックスできなくなる点です。
コミュニケーションの活性化はメリットでもありますが、休みの日であるのに「すぐに返事をしなくてはいけない」「会社から新しいメッセージが入っていないか気になってしまう」といった過度なストレスを感じる可能性も高いです。
対面で話すよりも細かなニュアンスを伝えにくい
デメリットの二つ目は、指示の意図や細かなニュアンスを伝えにくい点です。
オフィスの場で対面でコミュニケーションをとっていた時と比較すると、テキストコミュニケーションのみだと感情が分かりにくいケースもあります。
導入のコスト、運用の際の教育コストがかかる
デメリットの三つ目は導入のコスト、運用する上でのスース策定、社員への教育等のコストがかかる点です。
無料の社内SNSも多くありますが、企業で導入するのであればセキュリティ体制がしっかりしている有料でのプランで導入したほうが安心して運用できます。
また導入後も、運用する上でのルールの策定、従業員への周知・教育等のコストや時間がかかってしまいます。導入初期の段階ではこれらの手間がかかる点がデメリットです。
社内SNS導入、運用のポイント
社内SNSを運用する上での一番のポイントは、導入の目的、導入後のどのような効果を得られるのかを明確化することです。
【目標の例】
・社員同士のコミュニケーションを活発にしてつながりを深めていきたい
・社内の連絡、ファイルの受け渡しをスムーズにしてスピーディーに情報共有したい
・顧客や案件情報などを共有することによって活発なディスカッションをしたい
目的を決定したらツールの導入にどれくらいの費用が掛かるのか、ルールの策定、社員全員へ浸透させるための教育、時間、費用が掛かるのか、具体的な計画案を立てていきましょう。
まとめ：メリット、デメリットを踏まえて導入の検討を！
今回は社内SNSのメリット、デメリットについて解説しました。
社内SNSのメリット、デメリットはそれぞれ下記のとおりです。
【メリット】
・他部署の人ともコミュニケーションが可能
・情報共有の効率化
・時間、場所、デバイスを問わずにコミュニケーションが可能
【デメリット】
・SNS疲れが出てしまうこともある
・対面よりもコミュニケーションがとりにくい場合もある
・導入コスト、浸透させるまでの教育コストがかかる
上記のメリットとデメリットを考慮したうえで、自社の予算や目的に合わせて導入を検討してください。
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