ビジネスチャットツールとは？メリット・デメリットを徹底解説！
テレワークが普及した影響もあり、「ビジネスチャットツール」を導入する企業が増えています。
ビジネスチャットツールは「スピーディーに報告・連絡・相談ができる」「ファイルのスムーズな連携や管理が行いやすくなる」といった特徴があります。ビジネスチャットツールを上手く活用することで、社員同士のコミュニケーションの活性化や業務の効率化にも繋げることができるでしょう。
本記事では、ビジネスチャットツールの概要、メリット・デメリットについて詳しく解説します。
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、ビジネスの場面で社内外の人とコミュニケーションをとれるツールのことです。
たとえばメールの場合、冒頭の挨拶文や署名などを記載するビジネスマナーがありますが、ビジネスチャットツールの場合は、絵文字でリアクションしたり、端的な文章で返信したり、より手軽にコミュニケーションをとることが可能です。
またビジネスチャットツールは、テレワークのコミュニケーションツールとしても最適です。仕事の最中に分からないことや気になったことをメンバーに気軽に聞いたり、チャットでの質問に気付いた人がいち早く回答することができるため、社内のオンラインコミュニケーションを円滑にできるでしょう。
ビジネスチャットツールとメールの主な違いは下記の表のとおりです。
| ビジネスチャットツール | メール | |
| 主な特徴 | ・リアルタイムでの連絡に適している
・堅苦しい挨拶は不要 ・複数人で相互に連絡を取り合える ・情報の管理・連携を行いやすい
|
・受信したメールを確認するまでのタイムラグがある
・「お疲れ様です」「お世話になっております」等の挨拶文が基本的に必要 ・複数人に一斉に周知できるが、相互に連絡を取りにくい ・情報管理の手間がかかる |
| コスト、料金など | ・ツールの導入費用がかかる
・ランニングコストがかかる |
・ツールの導入費用やランニングコストは不要 |
ビジネスチャットツールのメリット
ビジネスチャットツールを上手く活用することで、企業や従業員は様々なメリットを得ることができます。
ビジネスチャットツールを導入するメリットについて解説していきます。
メリット①業務の効率化、生産性向上に繋がる
1つ目のメリットは、業務の効率化、生産性向上に繋がる点です。
ビジネスチャットツールは、ファイル共有やタスク管理、カレンダー連携など、便利な機能を多く搭載しています。業務で必要な資料やファイルをメンバー間でリアルタイムで共有することで、業務の効率化や生産性の向上に繋がります。
メリット②社員同士のコミュニケーションを活性化できる
2つ目のメリットは、社員同士のコミュニケーションを活性化できる点です。
メールよりも簡単かつ気軽に投稿できるため、離れた場所にいても細かな情報共有や報告が可能となります。たとえば、オフィスでよくある遠い席に座っている相手の場所まで行って会話をする手間などもなくせるでしょう。
またグループを作成して複数人でのコミュニケーションも可能になるので、効率的な情報共有を行えます。
メリット③自社のセキュリティを強化できる
3つ目のメリットは、自社のセキュリティを強化できる点です。
ビジネスチャットツールは、業務利用のために開発されたツールであるため、高いセキュリティ機能を搭載しています。「暗号化」「端末の認証機能」「IPアドレス制限」「SSL通信」などの機能を搭載しているツールが多く、自社の情報漏洩の防止やセキュリティの強化できます。
ビジネスチャットツールの中には、銀行と同等レベルの高水準のセキュリティ機能を搭載しているもの、ユーザーごとに細かく利用権限を設定できるものまで幅広くあります。
メリット④場所を問わずにコミュニケーションをとれる
4つ目のメリットは、場所を問わずにコミュニケーションをとることができる点です。
メンバーの働く場所が異なる場合でも、ビジネスチャットツールを活用すれば、テキストでの円滑なコミュニケーションやWeb会議などが可能になります。
ビジネスチャットツールは、テレワーク時のコミュニケーションツールとして最適だと言えます。
ビジネスチャットツールのデメリット
多くのメリットがあるビジネスチャットツールですが、デメリットもいくつかあります。
デメリット①コミュニケーション量の増加がマイナスになることも
1つ目のデメリットは、ビジネスチャットツールを導入してコミュニケーション量が増えたことによって、精神的な負担になるケースもあることです。
ビジネスチャットは気軽に簡単に行える分、業務に関係のない内容やプライベートの話題等に脱線しやすくなりがちです。業務に無関係な無駄なやり取りが増えることによって、業務とプライベートの境目があやふやになってしまい、ストレスを感じる社員が出てしまう可能性があるので注意が必要です。
社員一人一人がストレスなく利用できるように、事前にビジネスチャットツールの使い方やルールについて決めておきましょう。
デメリット②対面でのコミュニケーションが減少する
2つ目のデメリットは、対面でのコミュニケーションの機会が減少する点です。
仕事でのコミュニケーションをテキストで済ませるのは効率が良いですが、細かなニュアンスを伝えにくかったり、間違った解釈をしてしまったり、時にはマイナスになる可能性もあります。またチャットだけでは社員の体調や気持ちの変化などにも気づきにくい面もあります。
チャットツールは非常に便利ですが、同じ部屋に居たり、近くに座っている場合は対面で話す機会も意識的に作っていきましょう。またビデオ通話やWeb会議などを利用して、相手の表情を見た状態でコミュニケーションをとるのも一つの手です。
デメリット③導入費用、ランニングコストがかかる
3つ目のデメリットは、ツールの導入費用やランニングコストがかかる点です。
ビジネスチャットツールを導入する際には、予算に見合ったツールの選定を行い、コストに見合った効果があるのかまで適宜確認していきましょう。無料トライアルを実施しているツールに関しては、導入前に操作感などを確認した上で導入を検討する方法がおすすめです。
デメリット④ツールの操作などの教育コストがかかる
4つ目のデメリットは、ビジネスチャットツールの操作に慣れるための教育コストがかかるケースがあることです。
これまでに社内でのITツールの導入経験が少なかったり、社員のITリテラシーに差があったりすると、ツールを使いこなせるまでに研修等を行う必要が出てきます。またツールの機能が多すぎると搭載機能を使いこなせないこともあります。
事前に導入するツールの説明会や操作マニュアルの準備、操作のサポート等を行っていきましょう。
ビジネスチャットツールを選ぶ際のポイント
実際にビジネスチャットツールを選ぶ際には、以下の3点を意識する必要があります。
①ツールを導入する目的を明確にする
はじめに、ツールを導入する目的を明確にしましょう。
「テレワークを実施する機会が増えたため、社員同士がコミュニケーションをとる機会を増やす」「メールでのやり取りが中心であったが、ビジネスチャットツールを導入して情報やファイル等の共有をスピーディーに行う」など、ビジネスチャットツールを導入して自社の課題をどのように解消するか、詳細なプランを立てる必要があります。
②自社の予算に見合ったツールを選ぶ
自社の予算に見合ったツールを選ぶことも非常に重要です。
自社の予算をオーバーした状態で運用を始めてしまうと、継続的に運用することが難しくなり、他の業務にも影響が出る可能性が高いためです。
ますは使用する社員数と必要となる機能を把握した上で、予算内に収まるツールを選定しましょう。
③社員が使いこなせそうかを確認する
ツールの操作感についても、事前に確認しておきましょう。
導入したツールの操作が難しい場合、社員がツールの操作に慣れるまでに教育コストや手間がかかります。無料トライアルで操作感と機能性のバランスを把握した上で、ツールを選定しましょう。
まとめ：メリット、デメリットを把握した上で導入しよう！
今回は、ビジネスチャットツールの概要、メリット・デメリットについて解説しました。
ビジネスチャットツールは、社員同士のコミュニケーション活性化や業務の効率化にも繋がります。
導入する際には、導入の目的を明確にすることが重要です！ビジネスチャットツールのメリット・デメリットをきちんと把握して、自社の課題を解消するために有効に活用していきましょう。
また代表的なビジネスチャットツールとしてよく名前が挙げられるのは、「Teams」「Chatwork」「LINEWORKS」などです。以下の記事もぜひ参考にしてみてください！
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