補助金や助成金の“複雑な要項”にも正確に即答。マイGPTが支援業務を変える！
中小企業の経営者や担当者にとって、大量の文書から、業務に必要な情報を正確に理解することは非常に難しくなっています。制度のたびに条件や書類の形式が変わり、誤った情報をもとに申請してしまうリスクも増えています。
事例として、
たとえばIT導入補助金2025では、申請区分が「通常枠」「インボイス対応枠」などに細分化され、それぞれで対象経費・交付申請の流れ・交付要領が異なります。
担当者がこれらをすべて読み解き、質問に即答するのは現実的ではありません。
実際、申請支援を行う現場では次のような課題がよく聞かれます。
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「この経費は対象になるのか、毎回確認が必要」
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「どの資料のどこに根拠が書いてあるか探すのに時間がかかる」
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「制度変更のたびに情報が更新され、社内共有が追いつかない」
【注意点・例外】
IT導入補助金や助成金の制度は毎年度更新され、同じ制度名でも条件が異なる場合があります。そのため、「前年と同じやり方で大丈夫」という判断は危険です。常に最新の交付要領や公募要領を基に確認する必要があります。
IT導入補助金の要項やルールが複雑で解決が難しかった
chatgptではなく、アーデントがマイGPTを制作した理由は、「正確な回答」、そして「根拠を明示できる回答」が必要だったからです。
補助金や助成金の支援では、制度の理解だけでなく、本当に正しい情報を顧客に提示する必要があります。
その際に、AIの回答をうのみにせず、どの資料のどのページにその記載があるのか確認することで、１００％正しい回答ができる体制を作りたかったからです。
一般的なChatGPTでは、「この経費は対象です」といった回答を簡単に生成できます。
しかし、その裏づけとなる公式資料・ページ番号を示すことはせず、そして本当に１００％正しいかどうか、判断できません。
弊社の補助金申請支援の現場では、「正しいこと」が何よりも重要でした。
そのためアーデントでは、まず公式ドキュメントをすべて整理し、マイGPTの知識として登録しました。
代表的な資料には以下のようなものがあります。
- IT導入補助金2025 ITツール登録マニュアル
- IT導入補助金2025 確認事項一覧
- 交付要領・公募要領・規程（通常枠／インボイス枠）
これらをGPTに「知識ファイル」として登録し、**「この資料に書かれていないことは回答しない」**という厳密なルールをプロンプトで設定しました。
実際に使用したプロンプト例
- 知識で提出した資料からわかることのみで回答してください。
- 資料にないことは、資料にないからわからないと回答してください。
- 回答時には、その回答に至った根拠が記述されている該当する資料とそのページ（ファイル内記載のページ数）、その部分の章タイトル、記載箇所をすべて回答してください。あわせて、該当資料のリンクも回答してください。
- このルールを設定することで、マイGPTは「確証がある回答のみを出す」モードで動作します。
さらに、登録された公式資料の中から根拠を自動で抽出し、回答の最後に資料名・ページ・章タイトル・リンクを明示します。
上記のようなプロンプトを設定することで、
毎回回答は、資料の中の情報からだけ行うことに成功。そして、根拠となるページや資料のリンクも一緒に回答してくれることに。
また、資料にない場合は以下のような回答が来ます。
「該当資料内にその記載はありません。資料にないため、判断できません。」
この一文があることで、誤った推測や曖昧な案内を完全に排除できます。
マイGPT導入の効果：制度対応のスピードと正確性が飛躍的に向上
従来は、制度要項や交付要領を1つの質問につき数十ページ確認する必要があり、
「どの資料に書かれていたか」を探すのに1回答あたり平均15〜20分かかっていました。
マイGPT導入後は、質問を投げるだけで**数秒以内に「正確な回答＋出典リンク」**を返すことができるようになり、
社内スタッフが同じ回答を再現できるようになり、
補助金・助成金対応にかかる確認時間を約70％削減できました。
さらに、回答内容の根拠が即時に提示されるため、社内外からの信頼性も大幅に向上しました。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。ノーコードツールを使ったExcelやAccessからの基幹システム移行によるDX実績多数。
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