レンタルオフィスで法人登記できる？注意点や流れも解説

法人登記をするにあたって、レンタルオフィスを利用したいと考える人もいるでしょう。本記事では、そもそもレンタルオフィスで法人登記ができるのか、できる場合に注意すべきポイントなどについて紹介します。

法人登記とは、その名のとおり会社や法人に関する登記です。法人登記の申請は会社法で義務付けられており、会社の概要を公開し、法人として一般的に認めてもらうために法務局で行われています。

法人登記の際には法人、つまり会社の名前や事業目的、そして代表者の指名などの情報に加えて、会社の住所を登録しなければなりません。しかし、なかには自社ビルを持たず、レンタルオフィスを借りている会社もあります。

そこで今回は、レンタルオフィスで法人登記ができるのか否かについて説明します。また、法人登記を行う際の注意点や登録までの流れも取り上げるので、ぜひ最後までご覧ください。

そもそもレンタルオフィスとは何かについては以下の記事を御覧ください↓

レンタルオフィス・シェアオフィスとは？違いを初心者向けに解説

 

レンタルオフィスで法人登記は可能

レンタルオフィスとは、デスクや椅子、インターネットなど、業務に必要な環境が執務空間にあらかじめ整えられている貸事務所です。サービスや料金形態はさまざまで、企業のサテライトオフィスやフリーランス、起業家の仕事場として利用されています。

そして、レンタルオフィスは多くの場合、法人登記が可能です。法人登記の申請は法律で決められたルールですが、登記の住所にレンタルオフィスを使用してはならないという記載はどこにもありません。そのため、実際に多くの企業が、レンタルオフィスの住所で法人登記を行なっています。

法人登記するメリット

法人登記を行うと、申請者は自分の会社を設立することになります。会社のトップになると、責任や義務が大きくなりますが、さまざまなメリットを得られます。

レンタルオフィスを利用する利点も含め、法人登記にはどのようなメリットがあるのか、順番にみていきましょう。

自宅住所を公開しなくて済む

国税庁の法人番号公表サイトを利用すれば、会社名や登記先住所などを誰でも検索可能です。つまり、法人登記をする際に自宅を事務所として登録すると、個人宅の住所を不特定多数の人に公開することになります。その場合、飛び込み営業の訪問や悪意を持った不審者の侵入など、セキュリティ面のリスクが高まるでしょう。

レンタルオフィスで法人登記を行えば、自宅の住所を公開せずに済みます。結果、会社情報以外のプライベートな情報の保護が可能です。

節税効果が期待できる

個人の場合、利益が出ると所得税が課されますが、会社の出した利益について課されるのは法人税です。法人税は所得税と異なり、利益が大きくなっても税率は一定のため、事業の成長が見込めるのであれば、法人登記をした方が節税できます。

コストを削減できる

レンタルオフィスは、初期費用の削減にも大きな効果をもたらします。賃貸オフィスを利用する際、敷金や礼金のほかにも内装工事費や備品購入費用など、さまざまな場面でお金が必要です。社員が5人程度のスタートアップ企業が、賃貸オフィスで事業を始める場合は、300万円前後 が初期費用の目安です。

しかし、レンタルオフィスの場合は、10万円前後 まで費用を抑えられます。有人受付があるレンタルオフィスであれば、人件費の削減もできます。

安定した経営のためには、支出を減らして、赤字のリスクを減らすことが必須です。そのため、初期費用を総合的に抑えられるレンタルオフィスは、法人登記におすすめといえます。

社会的信用が高まる

レンタルオフィスの強みとして、都心の一等地に拠点を持てるという点が挙げられます。有名な地名に会社の住所があると、それだけで社会的信用が高まり、ビジネスに有利に働く可能性が高いです。口座開設や融資の際も、現地視察を担当者が行う場合があり、そのときも相手によい印象を与えられます。

一般的に都心で賃貸物件を契約しようとしても、賃料が高すぎるため、小規模事業者やスタートアップ企業は手が出せません。しかし、レンタルオフィスであれば、月額5万円台 から利用可能です。

法人登記する際の注意点

レンタルオフィスを利用して法人登記するメリットについて取り上げてきましたが、もちろんメリットだけ存在するわけではありません。続いては、法人登記をする際の注意点についてご紹介します。

法人登記できない場合がある

オフィスによっては、ホームページや名刺に記載する住所として利用できても、法人登記はできないケースがあります。法人登記が可能かどうか、契約をする前に必ず問い合わせを行いましょう。

そして、業種によってレンタルオフィスによる法人登記が認められていな場合があります。たとえば不動産業は、事務所の条件としてほかの法人と共有していない専用の入り口があることが定められており、1つのオフィスを複数の企業が使用している場合は、登記先として認められない可能性が高いです。

法人登記が可能でも、個室や固定席の利用者のみなど、制限を設けているオフィスも珍しくありません。また、法人登記の登録住所として利用する場合、別途費用が発生する可能性もあるため、こちらも事前に確認しておきましょう。

口座開設が難しい場合がある

会社を起こすにあたって、早い段階で準備したいのが、法人口座の開設です。法人口座は業務上のお金のやり取りを行う際に使用するため、事業が始まれば取引の振り込みや請求対応などで必要になります。

法人の登記住所がレンタルオフィスの場合でも、法人口座の開設は可能です。しかし、近年は詐欺に代表される犯罪に利用されるケースも増えており、銀行口座の審査は厳しくなっています。そのため、誰でも口座開設できるわけではありません。

銀行口座の開設を断られたくない場合、事業内容の信憑性を高めるのが重要です。明確な事業実績を示すための財務や税務などの資料を、申請時に金融機関に提出しましょう。

運営会社が廃業する可能性がある

昨今は終身雇用制度も崩壊し、個人での起業や創業も増えています。レンタルオフィスの需要も比例して増加しており、今後もさらに市場が拡大することが予想されますが、すべてのレンタルオフィスの運営会社が順調な経営を行なっているわけではありません。

法人登記をするために利用しているレンタルオフィスの運営会社が廃業した場合、当然ですが、ほかのオフィスを探す必要があります。また、住所の転移登記をする、税務署に必要な書類を届け出るなど、業務以外の手間と時間を割かなければなりません。

そのため、事前に運営会社のホームページなどから、サービスの運営実績や利用者の口コミなどをチェックしましょう。内見ができるのであれば、レンタルオフィスの環境も実際に確認するのもおすすめです。経営状態に問題がなければ、内装は綺麗に整えられているので、ひとつの指標にしてください。

同じ商号の会社がないか確認する

商号とは、会社が営業を行う際に使用する名称です。商号は一部使えない記号があるものの、基本的には自由に決定することができ、顧客にも伝わりやすいように各社工夫を凝らしています。

商号は、法人登記をする際に必ず登録するものですが、事前に登記予定の住所で同一の商号の会社が存在しないか必ず確認してください。レンタルオフィスでは、複数の会社が同じ住所で法人登記を行なっていることが予想されますが、同一の本拠地で同じ名前の商号を使用するのは法令上禁止されています。

万が一同じ事業目的で同じ商号を使用すると、使用差し止めの請求を受けたり、損害賠償を請求されたりする可能性もあるため、注意が必要です。

その他に法人登記できるサービス

レンタルオフィス以外にも、法人登記の際に住所記載可能なサービスは多数存在します。順番にみていきましょう。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、その名のとおり物理的な実態を有さない仮想の事務所です。事業用の住所を貸し出すだけのサービスのため、実際の作業を行うための物理的なスペースは別途自力で用意する必要があります。

バーチャルオフィスのサービス内容には、郵便物の受け取りおよび転送、電話番号やFAXの提供などがあり、会議室や打ち合わせスペースの利用には別途料金がかかるケースが多いです。また、運営会社によっては、法人登記の代行や経理などのサポートも行なっています。

通常のオフィスを借りる場合、月々の賃貸料や初期費用など、大きな金額を事前に用意する必要がありますが、登記先住所として利用できるバーチャルオフィスは、月額1,500円から3,000円 の範囲でも借りることが可能です。短期間で導入できるという強みもあり、即日利用可能なバーチャルオフィスも珍しくありません。

法人口座やビジネスカードの申し込みも問題なくできるため、初期費用を抑えたい企業にはうってつけの存在といえるでしょう。

コワーキングスペース

コワーキングスペースとは、年齢や性別関係なく、異なる職業の利用者たちが同じ場所で机や椅子、ネット環境などを共同で利用しながら仕事をする場所です。実務を行うエリアは図書館やカフェのようにオープンスペースになっていることが多く、好きな場所で作業ができます。

コワーキングスペースは法人登記が可能で、かつ住所の利用を認めているケースも多いです。もちろん、すべての施設で法人登記が許可されているわけではないため、事前に法人登記の可不可について確認する必要があります。

コワーキングエリアの利点は、設備が揃っているため、初期費用を抑えられる点です。施設の利用費用も月額10,000円から30,000円程度なので、非常に経済的といえます。

また、多種多様な業種、業界の人と関わる機会に恵まれるため、ビジネスチャンスを広げるチャンスが増える点も大きなメリットです。コワーキングエリアでは、情報交換やスキルアップを目的とした交流イベントが開かれることもあるため、積極的に利用してみましょう。

レンタルオフィス登記の活用例

レンタルオフィスを用いた法人登記は、どのような状況で利用されているのでしょうか。活用事例を交えながら紹介します。

立ち上げ間もない成長期

賃貸オフィスと比較して、初期費用を安く抑えることができるのがレンタルオフィスの強みです。そのため、立ち上げて間もない成長期に、必要最低限のスペースを確保できるレンタルオフィスを法人登記に利用するという活用事例があります。

起業時にレンタルオフィスを探すポイントとして、月額費用や立地、応接室などの有無をチェックするとよいでしょう。会議室や応接室など、実務スペース以外の利用は有料サービスとなっている施設もありますが、最近は無料で使用できるケースも増えています。

都内の一等地、たとえば港区や中央区、渋谷区などに施設を構えることで、社会的な信用も高まるでしょう。ちなみに、銀行口座名も一等地の名前を利用できます。

支店や営業所

事業が順調に進み、新たに支店や営業所を増設する際、レンタルオフィスを活用するという事例もあります。レンタルオフィスは短期間だけの貸し出し契約もできるため、数名の社員を新しい営業所や支店に派遣し、どの程度の売り上げが見込めるか実際に検証するという使い方も可能です。

不在にすることが多い支店や営業所の場合、荷物預かりなどのサービスを提供している施設を選択するとよいでしょう。荷物の預かり以外にも、受付や電話の応対を代行してくれるサービスを提供している施設もあります。

また、営業所や支店の成績に合わせて、オフィスのグレードアップを行なえる場合もあるため、事前に運営会社のホームページなどを確認しておきましょう。

オフィスの縮小

新設した営業所や支店が、必ず成果を出すとは限りません。状況によっては、オフィスの縮小、あるいは撤退も検討する必要があります。

レンタルオフィスは、初期費用も固定費も比較的低く抑えられるため、縮小や撤退の判断が容易です。通常の賃貸オフィスの場合、初期費用だけで300万円前後のお金がかかってしまい、それが縮小や撤退の判断を鈍らせる原因となります。

また、昨今は新型コロナウイルスの流行をきっかけにリモートワークが一般的になりました。そのため、リモートワークを行うためのサテライトオフィスとしての活用も増えており、今後も契約数の増加が予想されます。

法人登記の前にすべきこと

スムーズな法人登記を行うためには、事前準備が重要です。たとえば、会社を設立するにあたって、会社の種類をあらかじめ決めておきましょう。会社と聞くと株式会社のイメージが強いかもしれませんが、経営方針や統治形態によっては、株式会社以外の形式を選択した方が運営の手間が省ける場合もあります。

事業目的を含めた会社の概要についても、事前にまとめておきましょう。会社の名前を決める際は、類似する社名が存在しないか念入りにチェックします。社名は法務省のWebサービスで調べられるほか、本店所在地を管轄する法務局に設置されている専用端末でも検索できるため、積極的に活用しましょう。

そして、事前準備で忘れがちなのが会社印の作成です。法人登記の際、必ず会社印の提出を求められます。また、会社の設立にあたって求められるのは法人実印のみですが、使用機会の多い銀行印やゴム印なども一緒に作成するとよいでしょう。

レンタルオフィスで法人登記する流れ

事前準備が完了したら、実際に法人登記を行いましょう。以下、レンタルオフィスで法人登記をする場合の申請までの流れについてご紹介します。

レンタルオフィスを探す

まずは、法人登記か可能なレンタルオフィスを探しましょう。レンタルオフィスを探す際は、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

まずは、従業員が快適に働ける環境か否か、しっかり見極めましょう。業務効率を向上させるためには、よい労働環境が必須です。昨今問題となっている暑い夏場を乗り越えるために必須の空調設備の良し悪しは、必ず確認しておきましょう。

セキュリティ設備も重要な要素です。レンタルオフィスは通常のオフィスと比較しても人の出入りが多いため、どうしても防犯上のリスクが付きまといます。そのため、施設が警備会社と契約している、オフィスの各部屋に鍵がついているなど、防犯対策がしっかりと行われているか確認しましょう。

また、駅から施設へのアクセスや周辺環境の治安状況も必ずチェックしてください。多少割高でも、駅に近いエリアや治安のよいエリアのレンタルオフィスを借りた方が、長期的にはプラスに働きます。

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レンタルオフィスを契約する

希望条件に見合ったレンタルオフィスが見つかったら、契約を行います。必要書類に記入捺印をして提出しますが、必要な書類は基本的にどの施設でも同じです。

法人契約の場合、会社の概要書や印鑑証明書、代表者の住民票の提出が求められます。提出は直接手渡す以外に、配達証明郵便の利用も可能です。

書類の提出が終わると、通常の賃貸物件と同じように審査が始まります。書類の不備や支払い能力の欠如などの問題点が特になければ、申し込みが終わってから3日から2週間程度 で入居の許可が降りるでしょう。

契約が成立したら、運営会社側から指定された期日までに指定の口座へ入金を行います。入金が遅れてしまうと、契約の手続きが中断、最悪の場合破棄されてしまう可能性もあるため、必ず期日を守るようにしましょう。

登記に必要な書類を集める

レンタルオフィスの契約が完了したら、法人登記に必要な書類の準備をします。提出が求められる書類は、設立登記申請書、登録免許税納付用台紙、定款などです。また、必要に応じて発起人の決定書、代表取締役の就任承諾書および監査役の就任承諾書なども用意します。

提出必須の設立登記申請書は、法務局の公式サイトからテンプレートのダウンロードが可能です。記載要項についても解説が載っているため、書類作成時の参考にしてください。

書類を作成する際は、さまざまな注意点がありますが、印鑑の種類にはとくに注意しましょう。申請書に使用する押印は、法務局に届けた印鑑を使用しなければ受理されません。

法人登記をする

書類の準備が終わったら、法人登記の申請を行います。申請先は、会社の本店所在地を管轄する法務局です。管轄が異なる法務局では法人登記の手続きを行えないため、事前に法務局のホームページから申請先を確認しておきましょう。

申請方法は窓口や郵送のほかに、最近ではオンラインの申請も可能になりました。専用ソフトをダウンロードする必要がありますが、すべてのやり取りをオンライン上で完結できる、申請書類に不備が見つかった場合専用ソフト上で修正が行えるなどの利点があります。

注意点として、法務局から法人登記が完了したという報告はきません。そのため、申請状況については自分から法務局に連絡して確認しましょう。

法人登記の完了後にすべきこと

法人登記完了後も、すべきことはあります。まず、税務署への法人設立届出書は必須です。普通法人や協同組合などを設立したときに提出が必要な書類で、登記完了から2か月以内に定款の写しを添付して届け出る必要があります。

また、基準期間等の課税売上が1,000万円 を超えた場合、消費税課税事業者届出書も提出しなければなりません。こちらはとくに期日は決まっていませんが、可能な限り速やかに提出してください。

そのほかにも、都道府県税事務所や市町村役場に提出する法人設立届出書、年金事務所に提出する健康保険および厚生年金保険新規適用届も、設立から1か月を目安に提出できるようにしましょう。

失敗しないレンタルオフィスの選び方

レンタルオフィスを選ぶにあたって、失敗しないためのポイントを紹介します。滞りなく法人登記を進めるためにも、ひとつずつ確実にチェックしましょう。

法人登記の可不可

レンタルオフィスを貸し出している運営会社によっては、法人登記の利用を認めていない場合があります。そのため、契約を結ぶ前に運営会社に利用目的を伝え、法人登記が可能か否か確認してください。

また、法人登記が可能でも、一定の条件を満たす必要がある場合もあります。

利用料金

費用の相場は、港区でも月4万円台とかなり安いですが、なかには相場以上の費用でオフィスの貸し出しを行っている施設もあります。事前に利用料金の相場を自身で確認し、複数の施設を比較しながら借りるオフィスを選択しましょう。

周辺環境

たとえば、格安でオフィスを借りることができても、近くで工事が頻繁に行われ、騒音が常に発生している施設では業務に集中することは難しいでしょう。

周辺環境の良し悪しは、業務効率にも大きく関わります。事前に運営会社に確認するなどして、情報を集めるようにしてください。

アクセスのよさ

通常の物件同様、レンタルオフィスも駅から離れると費用が安くなる傾向があります。

しかし、毎日通勤する場所が駅から遠い、または近くても交通量が多く安全面に問題がある場合は、利便性が大きく欠けているといわざるをえません。そのため、多少費用が高くなっても、アクセスのよい施設を選択することをおすすめします。

セキュリティの高さ

レンタルオフィスは不特定多数の人が出入りする場所のため、防犯がどうしても疎かになりがちです。そのため、有人オフィスによる人のチェックや監視カメラなど、セキュリティが高い施設を選択しましょう。

オフィスによっては警備会社と契約している場合もあるため、運営会社にあらかじめ確認しておくとよいです。

運営会社

たとえ理想のエリアでオフィスを借りることができても、運営会社が廃業してしまえば施設の利用はできなくなります。その場合、また初めからレンタルオフィスを探すことになってしまい、時間も手間もかかってしまうでしょう。

そのため、運営会社のホームページや口コミなどをチェックし、経営状況が安定しているか調べるようにしてください。

まとめ

以上、レンタルオフィスを利用した法人登記の可不可、そして法人登記の注意点や流れについて取り上げてきました。

レンタルオフィスの住所を利用して、法人登記を行うことは可能です。初期費用を抑えられる、一等地でオフィスを構えられるなど、通常の賃貸オフィスでは実現が難しいさまざまなメリットも享受できます。

もちろん、利点だけが存在するわけではありません。法人登記をするにあたって、レンタルオフィスを利用するメリットとデメリットを比較して、自身の目的に適した施設選びを行いましょう。

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