IT資産管理ツールとは？メリットとツールの選び方を徹底解説！
近年さまざまなサイバー攻撃が多発する中で、社内のIT資産の管理が重要視されています。
この管理作業の効率化を実現できるのが、今回ご紹介するIT資産管理ツールです。
IT資産管理ツールは導入する企業が年々増えてきており、管理作業の効率化以外にも多くのメリットがあります。
本記事では、IT資産管理ツールとはどのようなものか、メリットとツールの選び方について解説していきます。
IT資産管理とは
IT資産管理とは、企業内のソフトウェア、ハードウェアなどのIT関連の資産を管理することです。
従来ですとExcelで管理を行うのが一般的でしたが、管理作業を効率的に行うためにIT資産管理ツールを導入する企業が年々増えています。
IT資産管理ツールを利用することで、たとえばソフトウェアのライセンスの更新期限切れを防いだり、ソフトウェアのアップデート作業を行う際に対象の端末を検索しやすくなります。
IT資産管理の目的
IT資産管理の主な目的は、セキュリティ対策、コンプライアンスの強化です。
企業のIT資産と呼ばれているものは、主に下記のようなものがあります。
【ハードウェア】パソコン、サーバーなど
【ソフトウェア】アプリケーション
【記録媒体】USB、メモリーカード
【インフラ関連】Wi-Fi、接続ケーブル
【周辺機器】プリンター、複合機など
在庫の管理や不必要なものを購入しないようにすることを目的にIT資産管理は行われてきましたが、近年はセキュリティ対策、コンプライアンスの強化の2つを重視する傾向があります。
詳しく解説していきます。
セキュリティ対策
IT資産管理ツールを利用することで、セキュリティ対策の強化も可能となります。
たとえばソフトウェアのライセンスの更新期限を一目で確認出来たり、例えばwindowsの最新パッチがすべてのPCで適用されているかを確認し、必要があれば、管理者が夜間に最新パッチを充てることができるようになります。
またUSB、メモリーカードなど個人情報・機密情報が入ったデータを厳重に管理することができます。不正に従業員が個人情報のファイルをコピーするのを防いだり、USBにコピーするをブロックできますので、社内セキュリティの強化にもつながります。
コンプライアンスの強化
IT資産管理ツールを導入することで、コンプライアンス・内部統制を強化することができます。
特にソフトウェアのライセンスは、IDやアカウントを発行してそれを従業員に割り当てる形式になっていますので、ライセンス管理をきちんと行わずに更新期限が切れてしまったら、業務に影響が出てしまいます。さらに企業の信頼低下にもつながる可能性があります。
このような事態を防ぐためにも、ソフトウェアの利用状況、ライセンスの更新期限の管理等を常日頃から徹底して行う必要があります。
IT資産管理ツールの搭載機能について
IT関連の資産を管理するするために、どのような機能が搭載されているのでしょうか。
主な搭載機能をご紹介します。
ソフトウェア資産管理・ライセンス管理
ソフトウェア資産管理は、パソコン内のソフトウェアの状態を調べることができます。
またソフトウェアの使用権を遵守した状態で、ライセンス管理は行わなければいけません。さらにハードウェアやインストールメディア、製品箱なども関連付けで管理していく必要があります。
セキュリティパッチ管理
セキュリティパッチは、端末にインストールしたソフトウェア、OSのセキュリティ上の欠陥を修復する作業です。
適用作業を端末ごとに行っていくとしたら非常に効率が悪いため、IT資産管理ツールを導入することで自動で各端末に適用させていくことができます。
デバイス制御機能
IT資産管理ツールには、デバイス制御の機能を搭載しているツールも多いです。
デバイス制御をすることでUSBメモリーやハードディスクなどに利用制限を設けたり、特定のデバイスだけ接続を許可する設定も可能です。
社内データが入っているUSBメモリーやハードディスクの利用に制限をかけることによって、セキュリティレベルを高めることにもつながります。
操作ログ管理
操作ログ管理は、誰がどの端末でどのような作業をしたのか、端末の電源のON/OFF、アプリケーションの操作ログなどを記録する機能です。
操作ログを記録しておくことで、万が一トラブルが起きた時でも、ログを遡って解析することで原因究明、不正防止へと繋げていくことが可能となります。
IT資産管理ツールの主なメリット
ここではIT資産管理ツールの代表的なメリットについて解説していきます。
メリット①管理作業の効率化
IT資産管理ツールを導入することによって、IT資産の管理作業を効率化できるというメリットがあります。
従来のように、手作業でExcelを用いて社内のIT資産を管理するとなれば、多大な時間と労力がかかってしまいます。また複数人の社員で管理作業を行うとすれば、どこかでミスが起こり、不正確なデータになる可能性もあります。
IT資産管理ツールを利用することで、数量の管理はもちろん、ソフトウェアの最新版へのアップデートを一斉に行うことができますし、対象のパソコンもスムーズに検索できるようになります。
メリット②社内の不正行動を防止できる
社内の不正行動を防止できる点も、IT資産管理ツールのメリットです。
社内の備品やデータ管理はもちろん、操作ログを取得・分析することによってトラブルの解決も可能です。また定期的な監査を行うことによって、不正行動を抑制できます。
また近年のテレワークの普及によって、社内の機密情報や個人情報が入ったUSBメモリーを誤って紛失してしまった事例も多発しています。
リモートワーク時のセキュリティ対策については、こちらの記事を参考にしてください。
メリット③IT資産の過剰投資を抑えることができる
IT資産管理ツールを導入することで、誰も使っていないパソコンやソフトウェアライセンスが把握できるようになります。
そのためIT資産の過剰投資を抑えることができるメリットがあります。
パソコンやソフトウェアライセンスの数を把握しておけば、たとえば新しい人が入社した時にそのまま割り当てることが可能ですし、余分に購入することを防止できます。
IT資産管理ツールの選定ポイント
IT資産管理ツールを選ぶ際のポイントについて解説していきます。
ポイント①どこまでの情報を収集できるのか把握しておく
IT資産の管理を行う上で、ツールでどこまでの情報を収集できるのかを把握しておく必要があります。
アクセス記録だけではなく、ファイルの編集履歴、印刷の利用有無、メールへの添付記録まで詳細に情報を収集できると、より高精度の管理が行えます。さらにトラブルが起きた時でもスピーディーに対処できます。
ポイント②自社の目的を明確にして、目的に適したツールを選ぶ
選定ポイント二つ目は、自社の目的を明確にして、目的に適したツールを選ぶことです。
セキュリティ強化を目的とするのか、コンプライアンス・内部統制を強化するのか、自社の目的を明確にした上で必要な機能を精査してツールを選びましょう。
まとめ
今回は、IT資産管理ツールとはどのようなものか、メリットとツールの選び方について解説しました。
IT資産管理ツールは管理作業の効率化をはじめ、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化にも繋がります。
実際にツールの導入するときは、
①自社の目的を明確にして、目的に適したツールを選ぶ
②ツールでどこまでの情報を収集できるのかを把握しておく
上記２点を考慮した上で、検討してみてください。導入を検討する際には、本記事を参考にしてもらえると幸いです。
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