オフィス移転にかかる時間を短くする方法：急いでオフィスに入りたい方へ
事情があって短い時間でオフィスの引越をしたい場合に、時間短縮できるノウハウをまとめてみました！
無駄な時間を省くことで、非常に短い時間での移転も可能となりますので、ぜひご覧下さいませ。
次のオフィスが借りられなくなってしまった！？
オフィス移転のトラブルとして、予定していたオフィスが急に借りられなくなってしまうことがあります。事前審査は通過していたにもかかわらず、知名度や条件がいい賃借人があとから現れて貸主がそちらを優先したとか、逆に賃借人側の都合でキャンセルせざるを得ない事態が生じたりするなど、さまざまな事例があります。現オフィスの解約日は決まっていますから、早急に新オフィスを探さなければなりません。残された時間が限られていますから、オフィス移転にかかる時間を短縮することが命題となってきます。
オフィス移転を急ぐ理由
オフィス賃貸借契約上の問題だけでなく、許認可を申請するうえで、オフィス移転を急がなくてはいけないという場合もあります。例えば、有料職業紹介事業、人材派遣業など、月末締め切りの申請事業に間に合わないと、認可が下りるまでにさらに1ヶ月を要すこととなり、事業開始に遅れが出てしまいます。そのため予定期間までに確実にオフィス移転をしておく必要があります。
通常のオフィス移転の流れ
オフィス移転は、一般的には、
物件選定 → 内覧 → 申し込み → 審査 → 審査通過 → 契約 → 各種工事 → 引っ越し
という流れになりまして、移転までに通常約2ヶ月～4ヶ月程度の期間をみてスケジュールを立てます。
しかし、前述したような、一般的なスケジュールでは間に合わないケースなど、急いで移転するなら、これからご紹介するような方法で移転までの時間を短くしていくことが可能となります。
オフィス移転までの期間を短くする5つの方法
見たその日に意思決定する
オフィス移転を行う場合、物件が決まってから通常で2ヶ月、最低でも1ヶ月は必要です。しかし、スピーディーな意思決定をしてもらえれば、もっと短い期間での移転が可能です。急いで引越をしたいなら、即決できる人が物件を見に行くことが大前提です。いちいち社内確認をしていると、それだけで数日を要してしまいますし、会社に持ち帰っている間に他社が契約してしまい、物件選びからやり直しという事態になってしまうこともあります。そんな事態を防ぐためにもその場で物件を決めることは重要です。契約までの事務処理もスムーズになりますし、それだけでなく価格交渉ができるメリットもあります。
審査書類を用意する
物件を選んだらすぐに書類審査となりますので、そのための準備をしておきましょう。これが短期でオフィス移転をするための大きなポイントになります。
通常、審査用の書類で必要とされるのが、以下の書類です。
- 三期分の決算書
- 登記簿謄本
- 代表（社長）の身分証明書
- 連帯保証人様の収入証明
これら書類を用意するには、数日間を要するので、そのロスがないよう、予め必要書類を揃えておきましょう。
契約時必要書類も合わせて用意する
書類審査が通ったら、いよいよ契約です。
契約時に必要なのが以下の書類になります。
- 契約者（法人）の謄本
- 契約者（法人）の印鑑証明書
- 連帯保証人の住民票
- 連帯保証人の印鑑証明
これらの書類はすべてコピーではなく原本が必要になるのでご注意を。契約時に必要な書類は、審査用の書類と合わせて用意しておきましょう。
連帯保証人の準備を事前に行う
前述のように、契約時には連帯保証人を立てることがあります。法人契約の場合、通常は契約者が法人、連帯保証人が代表者になる事が多いのですが、小さい企業や設立から日が浅い企業などは、代表者以外の連帯保証人を求められる場合があります。そんなときにすぐに対応できるよう、家族や親族、役員、取引先も含め、連帯保証人をお願いできる人には相談をしておきましょう。連帯保証人には、移転先の家賃、条件について事前に明示しておき、物件選定後すぐに書類が整えられるように準備しておくこと。ここで時間をロスしないことも、より早い契約へのためのポイントです。
ＮＴＴ、引越の手配を先にしておく
契約以外にも、意外と時間がかかるのがNTT等電話回線の工事と引っ越しの手配です。NTTの手配には2週間程度をみておく必要があります。引っ越しも、住宅と異なり、業者がオフィスに来て現状を確認したうえで見積になりますから時間がかかります。光ファイバー電話の手配と引越業者の見積もりは、物件の申し込みをした時点で、すぐに手配をすすめておきましょう。ただし、NTTは工事依頼をキャンセルしても金銭的負担はありませんが、引っ越しの場合、業者によってはキャンセルした場合の違約金が発生することがあります。その点も事前確認をお忘れなく。
NTTで固定電話番号が変わるといわれた場合は以下の記事を御覧ください↓
最短１週間でのオフィス移転はご相談可能？
オフィス移転の最短記録は？ 今回ご紹介した５つのポイントを実行してもらったお客様で、実は賃貸借契約までをたった3日で済ませた例もあります。審査書類、連帯保証人の準備をした上で、物件選定をして即日決定、申し込みをします。審査は早ければ
翌日に結果がでますので、そこから契約書作成。もちろん会社の謄本・印鑑証明、連帯保証人の印鑑証明原本までを用意しおくことは必須です。そして契約金を振り込んで契約完了となります。さらに引っ越しまでふくめて1週間というウルトラ技も実は可能なのです。緊急のオフィス移転に迫られたら、実績のある業者を選んでまずは相談下さいませ。最適な解決法を提案させて頂きます。
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。
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