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第595号「テレワークを実際導入してみてわかった3つの欠点」

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/     /              2020.2.3 第 595号
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|     | |               読者数 3532人
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|     | |   ワークプレイス作り、賃貸オフィス虎の巻!】
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|____|/ 発行:株式会社アーデント

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===== 目次 ===================================

『1』賃貸オフィス、ワークプレイス作り
●先週の新着記事
・テレワークを実際導入してみてわかった3つの欠点

『2』中小企業向けITお役立ち術
・PDFのOCRがけっこう便利で、生産性向上になるかも?!

『3』編集後記

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『1』賃貸オフィス、ワークプレイス作り虎の巻
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「テレワークを実際導入してみてわかった3つの欠点」

弊社で、週に1度のテレワーク制度をテストで導入してみたのですが、
実際に導入してみてわかったことがありましたので、
共有させて頂きます!

■テレワークとは

テレワークとは、ITを活用して、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを
言います。テレワークには、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の
3種類があります。

弊社では昨年からテレワークをテスト導入してきまして、
分かったことが幾つかありましたので、シェアさせて頂ければと思います。

■テレワークを導入してみてわかった欠点

1.コワーキングスペースだと電話がしづらい
弊社の本業の不動産業という仕事がら、比較的電話をする事が多いのですが、
コワーキングスペースをいくつか使ってみたところ、し~んとしていて、
電話をしづくて困ったという話をスタッフからの報告で多く聞きました。

対策として、もう少し人が多い、雑多な音のコワーキングスペースに切り替えることを検討中です。

これは業種にもよると思うのですが、IT関係で、基本電話は使わないなら、
あまり問題にならないと思いますが、電話を多く使う仕事の場合は、
コーワーキングスペースの場合、電話がしやすいかどうかをよく確認しておいた方がいいと思います。

2.テレワークをしているのか、外出なのか、休みなのか周りのメンバーに伝わっていない
これは、意外と盲点でした。弊社では週に1度テレワークするというスタイルで導入した為、
朝からいないのは、テレワーク中なのか、直行しているのか、周りのメンバーに
あまり伝わっていませんでした。

カレンダーに書くというルールでは、ちょっと弱かったです。

対策として、朝会社のinfoアドレスに今日テレワークしますというメールをしてもらい、
全員必ず目にするところに伝達をしてもらうことで、解消したと思います。

3.反響をふる順番が困った
これは、前述のテレワーク中なのかどうか伝わっていない問題に関連するのですが、
反響を割り振る順番として、オフィスにいないため、対応できる状態でも、
社内の電話を受けたメンバーが反響を割り振ることができない事例が発生しました。

この問題はいまだ解決しきれておらず、問い合わせフォームから来た反響も
テレワーク中のスタッフが対応していいのかどうか分からず、困った状態が続いています。

細かいルールを調整して、現在改善対応中です。

■テレワークを導入して良かった点
逆に良かった点もいくつもありました。

1.事業継続性が高まった
ノートPCを助成金を活用して3台購入したのですが、先日弊社のルーターが壊れる自体が
発生してデスクトップPCで仕事が出来なくなってしまいました。

その際も、ノートPCを携帯のテザリングすることで、継続して仕事を続けることが出来ました。

2.台風や大雪対策になる
最近も積雪のニュースがありましたが、前日にノートPCを持って帰って、家で仕事ができる対策を
してもらったりしました。今後も、台風などが接近してきたときは、家で仕事ができるように
対応できそうで、非常に心強いです。

3.ビデオミーティングに慣れて、お客様とのやり取りでもビデオミーティングが活用できるようになった
社内会議でビデオミーティングが増えまして、ツールに慣れてきました。
今までだったら、訪問していた案件でも、ビデオミーティングをする事で、
移動時間を削減できる事例が増えてきました。生産性向上につながっていると思います。

■まとめ
業種にも依るとは思うのですが、テレワークをするには、
意外と電話をどうするかの対策が重要だと感じました。

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『2』中小企業向けITお役立ち術
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「PDFのOCRがけっこう便利で、生産性向上になるかも?!」

■PDFでもらったファイルを
テキスト化したいときって、ありますよね。

元々ワードファイル等をPDF化したファイルは、
テキストを選択してコピー&ペーストをしたりすることができます。

■しかし、画像だったり、
FAXで受け取ったりしたものをPDF化した場合
文字情報はなくなっていて、テキストの選択もできなくなっています。

■そんなときに便利なのが、
OCR機能。

例えばこちらのサービスでは、
PDFのOCRが無料で可能です。

https://tools.pdf24.org/ja/ocr-pdf

■使い方は簡単です。

OCRで文字を読み込みたいPDFファイルを
アップロードし、

言語を「japanese」を選ぶだけ。

完了したPDFファイルは、テキストの選択ができ、
コピー&ペーストもできるようになっています!!

PDFのOCR、ぜひ活用してみてください!

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『3』アーデントからのお知らせ
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『4』編集後記
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■今号はここまで!

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