上記は実際のお客様画面でない環境のキャプチャで、まだ容量がある状態です

PDFオプションを契約していないため、都度帳票をエクセルで出力。すると１つ１つのファイルが少し重いまま保存していたため、利用開始約2年で、容量不足という状態になってしまっておりました。

ただ、追加容量は月額15000円かかるので、費用をかけずに解決したいということで、Googleドライブに作成した帳票を自動保存し、

1年か経過した古いデータから自動的に削除する提案を行いました。

楽楽販売のメール送信機能＆GASプログラムで、自動的に指定フォルダに保存

費用をかけないために、Googleドライブに過去の全データや今後作成する帳票を自動で保存することになりました。

①楽楽販売の標準機能で、帳票を作るたびに、メールで送信
②受信したメールは件名で、受信トレイに入れずに非表示状態で受信。
③GASプログラムで、受信した添付ファイルを指定のGoogleドライブに自動保存
これを毎週自動実行することで、ユーザー側では何もすることなく、Googleドライブに保存される状態に
④楽楽販売の機能で、帳票ごとに、1年や半年など指定期間を経過したものは削除を自動で実行

いつでも帳票は再作成が可能

ー削除した帳票も、レコードは残っているため、再度必要なものは作成が可能

最悪、必要なファイルが、きちんと保存できていない事態が起きたとしても、楽楽販売のレコードは残っているので、帳票の再作成は可能な状態にしてあります。

本事例対象ツール

本事例で採用頂いたツールは以下になります。