また、依頼後、管理もあまりきちんとできておらず、下請け業者さんの例えばA社に先月何件依頼して、その合計依頼金額もはっきりと把握ができない状態。

相手から届く請求書で把握するのですが、相手からの請求書が忘れていて来ないケースもあり、その管理も工数がかかっていました。

Appsheetで専用システムを構築・導入へ

複数の下請け業者さんにも使ってもらうことと、現場写真を保管したいということで、データ容量がとにかく豊富で、ゲストユーザー向けライセンスが安いGoogleが提供しているAppsheetで、専用の管理アプリを作り、上記のフローを管理することで、以下の点が改善しました。

①1度の入力で、下請け業者さん向けの依頼内容シートが自動で生成でき、それを自動でメールで送信
②工事当日、現場の写真もAppsheetに下請け業者さんにアップしてもらうことで、認識齟齬をなくせました
今までは、ここの工事はうちが担当かどうかの確認で、LINEで写真をおくってもらったり、メールで送ってもらったりしていてどこにその写真があるかも管理大変でした
③月間の依頼工事、金額の集計も自動で。前月発注依頼集計表を自動で生成
自動的に前月の下請事業者さんごとの依頼内容集計表の帳票まで自動で生成できるように。必要な相手にはワンクリックでメール送信までできるようになりました。
④請求データも自動で集計。請求書も生成へ
受注した内容に応じて、自社で発行する請求書まで一気通貫で、自動で生成ができるようになりました。

ーITが得意ではないということで、弊社が担当

社内の人材では構築が難しいということで、弊社がすべて担当させて頂きました。

また、下請け事業者さんにアプリを使ってもらうことになるので、そこも含めて、スマホで使えるアプリを構築。

ログインユーザーごとの自動的に下請け業者さん用画面と、自社用画面が自動で切り替わるようにしました。

また、AppsheetはGoogle workspaceライセンスについているサービスなので、GoogleWorkspaceの導入から弊社でサポートさせて頂きました。

本事例対象ツール

本事例で採用頂いたツールは以下になります。