今後も分院を増やしていく中で、大きなコスト負担になっているということで相談を受けました。

また、IVRは残して、緊急の診療予約や相談などと、明日以降の予約受付の分岐は残したいということでした。

IVRサービスではなく、クラウドPBXサービスのIVRオプションを提案

電話サービスのクラウドPBXでは、IVRのオプション機能があります。また、クラウドPBXは電話サービスのため、電話回線をNTTから番号そのままポータビリティが可能です。

これにより、受電ごとに、まず転送する必要がなくなりました。加えて、クラウドPBXのIVRサービスは、基本的に従量課金部分がない定額制です。加えて、分院が増えても、IVRオプション自体の料金は定額制のため、電話回線を増やすのと、受発信用のアカウントを増やすだけで対応が可能になりました。

これによりいままで毎月１０万円弱かかっていた通信コストが、４万円程度に削減。加えて、今後分院が増えても、コストが月２０００円程度増えるくらいで、対応ができることになりました。

また、IVRの機能で留守番電話を文字起こしするサービスも追加で月１５００円程度追加頂きました。これにより、患者さんの相談を文字で確認することができるように。また、明日以降の予約については、予約用のＵＲＬをショートメッセージで返すことにして、電話応対の手間も削減になりました。この辺りはIVRYさんも対応は可能でしたが、コストがかかるため見送っていたサービスでした。

①クラウドPBXのIVRオプションで従量課金分をすべて削減
②将来的に分院が増えた場合のコスト増も大幅に削減
③急ぎではない電話はＩＶＲで分岐して、予約用のＵＲＬをショートメッセージで自動で返信。電話応対の手間削減に

光ファイバー、電話、ＩＶＲ、携帯電話などを総合的にサポート

ー電話・ネットワークについて院内で詳しく把握している人がいない状態

ＮＴＴの明細等をすべて拝見して、総合的にコストがどう変化するかのシュミレーションを作成しました。また、今後の相談窓口が弊社に一本化できたことも大変喜んでいただけました。

その後、IT全般のサポート契約も頂き、他のＩＴツール活用まで相談頂いた、大変ありがたい事例になりました。

本事例対象ツール

本事例で採用頂いたツールは以下になります。