事例概要

ユーザー課金のツールを2つ併用し、コストも入力の手間も二重に

人が増えるほど月額が上がり、同じデータを2か所に入力していた

ー弊社ではこれまで、顧客・商談の管理にZoho One（Zoho CRM・Zoho Billing）を、社内の業務管理にkintoneを契約していました。どちらも「1ユーザーあたり月額いくら」という料金体系のため、メンバーが増えるたびに毎月の費用が膨らんでいく状態でした。

さらに、顧客情報や案件情報をkintoneとZohoの両方に入力する必要があり、どちらが最新か分からなくなる、転記ミスが起きる、といった二重管理の手間も発生していました。

CRMと請求書発行の画面を行き来し、複数受注の請求書もまとめられない

ーZohoでは、商談の管理はCRM、請求書の発行はBillingと別々のアプリになっており、受注のたびに2つの画面を行き来する必要がありました。また、同じお客様から同じ月に複数のご注文をいただいた場合でも、請求書を1枚にまとめることができず、お客様にとっても弊社にとっても分かりにくい運用になっていました。

Firebaseで自社専用のCRMを開発し、kintone・Zohoのデータを1つに統合

そこで弊社では、Googleのクラウド基盤「Firebase（ファイアベース）」を使い、自社の業務フローに合わせた独自のCRM（顧客・商談管理システム）を開発。Zoho CRMとkintoneに分かれていたデータを移行し、1つのシステムに集約しました。

▲開発した独自CRMのホーム画面。粗利予想・KPI達成度・フォローが必要な商談などが一目で分かります（金額・顧客名はぼかし加工しています）。

①ユーザー数無制限・月額約2万円の定額運用へ
ユーザーごとの課金がなくなり、人数が増えても月額は約2万円程度の固定費に。メンバー全員が気兼ねなく使える環境になりました。
②CRMと請求書発行を1つの画面に統合
商談から請求書の発行までを同じシステムの中で完結できるようにし、CRMとBillingを行き来する手間がなくなりました。
③同月の複数受注を、チェックするだけで1枚の請求書に
同じお客様の同月の受注を選んで「統合」を実行するだけで、まとめた請求書が自動的に作成される仕組みを実装しました。
④Zohoで使っていた便利な機能はそのまま実現
商談画面からのメール送受信、メモ、添付ファイルの管理など、Zohoで日常的に使っていた機能は引き続き利用できるようにしました。
⑤kintone・Zohoに分散していたデータを1つに集約
二重入力がなくなり、どこを見れば最新情報があるのかが明確に。入力や確認にかかる手間を大幅に削減できました。

データ移行から運用定着まで、自社で実践したノウハウをお客様にも

ー移行にあたっては、Zoho CRM・kintoneそれぞれの項目を洗い出して新システムの項目と対応付けを行い、テスト環境で動作を確認してから本番へ切り替えました。ログインにはGoogleの認証の仕組みを利用し、パスワードなどの重要情報も安全な保管場所で管理しています。

「ユーザー課金のSaaS（インターネット経由で利用するソフト）が高い」「複数のツールにデータが散らばっている」「今のツールでは自社の請求ルールに合わない」といったお悩みは、多くの中小企業に共通するものです。弊社が自社で実践したこの移行ノウハウを活かし、お客様の業務に合わせたシステム開発もご支援しています。条件に合えば、デジタル化・AI導入補助金を活用して導入費用を抑えられる場合もありますので、お気軽にご相談ください。

本事例対象ツール

本事例で採用・移行したツールは以下になります。

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