期日管理も目視で、判断されていて、ミスが起きがちでした。

また、請求書も定期請求案件とスポット案件があり、合算して請求をするケース、しないケースごとに1件ずつ請求書を作って、メールで送ることで、かなりの手間がかかっていました。

楽楽販売を導入へ

楽楽販売で、上記のフローを管理することで、以下の点が改善しました。

①代理店にもアカウントを渡して、その代理店が担当する案件情報のみが見れるように
②ステータスごとにリマインドも自動で送信
今までは都度電話でステータスが契約に移行したかどうかを確認していたが、それがすべてメールで自動化に。
③請求書もワンクリックで生成、メール送信も
まとめて請求がある場合でも、ワンクリックで請求書を自動生成、メール送信まで可能に。
④契約期間ごとに請求データを自動生成
案件ごとに、1か月、3か月、6か月、12ヶ月の契約期間があったのですが、その期間ごとに、当月の請求データが自動生成されるように。

ー補助金を使うことで、ツール代金や弊社のサポート費用を約１／３に

IT導入補助金を使うことで、楽楽販売のツール代金に加えて、弊社の構築費用、1年分の保守費用が補助対象に。

補助金では、PC2台導入、セキュリティソフトも含めて、総額624万円の見積でしが、実負担は209万円で導入に。

その後、GoogleWorkspaceとMIcrosoft365のメールサーバー移行もサポートすることに。

本事例対象ツール

本事例で採用頂いたツールは以下になります。