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中小企業の生産性向上策電話秘書を活用して、売上アップを目指そう!

2017年06月10日ワークプレイス作り,

電話秘書を使ってどうなのか?その良さをまとめてみました。

電話秘書とは

電話応対部分を外注できるサービスのことを言います。非常に会社が小さいときには、電話に出れる人がいない場合に、会社の電話が鳴り続けていたら、お客様に不信感を与えてしまいますよね。そういうときには、電話秘書が有効です。

また、人が増えてきたときに、電話応対業務のみを外注することで、中のスタッフはより生産性の高い業務に集中させることができます。ただ、電話の応対部分を外注するということだけではなく、最近では翻訳をするサービスも登場しており、使い方を工夫すれば、様々な事業へのプラス効果が期待できます。

 

電話の応対による機会損失はどの程度?

電話応対で、電話が1本、2本、取れなかったら、いったいどの程度の機会損失につながっているのでしょうか?

これは会社ごとに異なると思いますが、

一例として、弊社の場合物件を、自社サイトやホームズ等に掲載をして、反響をもらうビジネスになるのですが、1件の反響に約1~2万円の広告費を払っています。

だいたい、弊社では、月間7~8件は、電話秘書が反響を受けてくれています。

これは、日中電話を取れないのもありますが、土日の休みの時間の反響電話を取ってくれていることが大きいです。

 

毎月5万円くらい払っていますが、広告費を払って、せっかく問い合わせいただいた反響を取り逃すことと比べたら、コストは吸収できますし、

その反響が成約になれば、30万円程度の売上が見込めるのですが、その売り上げを逃してしまっていると考えると、相当な機会損失になってしまうんです。

みなさんの会社で、電話を取り逃すことで発生している機会損失はどの程度でしょうか??

 

電話秘書会社を選ぶポイント

電話秘書会社も色々ありますので、よく吟味して選ぶようにしましょう。

弊社が最初に依頼した電話秘書会社では、お客様に電話秘書だということがわかってしまい、

何度電話しても、電話秘書につながって、お客様の手を煩わせてしまい、クレームになってしまいましたので。

 

1.接客応対の姿勢

基本ですが、電話応対の姿勢が大事です。

言葉遣いや、わからないことが出たときの姿勢で、お客様の印象はだいぶ変わります。

2.電話秘書だとわからないこと

これが難しいのですが、対応が丁寧すぎたり、

キーボードを打つ音が聞こえると、電話秘書だということがお客様にわかってしまいます。

 

3.臨機応変な対応力

基本の電話応対だけではなく、その業種、企業の業務を理解し、

電話応対をしてくれるかどうかもポイントです。

弊社の場合は、管理物件の空室確認の電話について、

空室かどうかの返答もしてもらっています。

 

 

まとめ

電話秘書は、大きい会社でも、コールセンターとして、外注をしたりしています。事業規模にかかわらず、アウトソーシングすることで、自社の生産性がどこまで向上するか、機会損失をどの程度防げるかから考えると、導入するメリットが大きくなって検討しやすくなると思います。

クレームが全然なくなった弊社で使っている電話秘書会社もご紹介できますので、

ご興味があるなら、お問合せ下さいませ。

アーデント 03-5468-6097 「電話秘書紹介の記事を見た」とお伝えくださいませ。

 

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渡邊 賢
2006年に小規模オフィスを専門に仲介する不動産会社「株式会社アーデント」を創業。以来、オフィス仲介を専門に10年以上の経験。自分で担当したオフィスの仲介契約は500件以上。オフィスコンサルタント。不動産だけでなく、内装、通信等のオフィス移転に関わること全般に知識豊富。

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