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賃貸オフィスですぐにできる生産性向上策オフィスの生産性を劇的に上げる6つのノウハウ

2015年10月16日ワークプレイス作り,

賃貸オフィスで行える生産性向上策をまとめてみました。業務効率を上げて、より利益がでる体制づくりのノウハウになりますので、ぜひご覧くださいませ。

複合機の配置で生産性を上げよう!

複合機の配置はオフィスのどこに配置されていらっしゃいますでしょうか?

特に印刷、FAX、スキャンなどで使用頻度が高い業種では、複合機への距離が近いほど、

従業員の移動距離が減って、生産性向上につながります。

 

              複合機の配置が悪い例

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                  複合機の配置がいい例
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直通電話で電話受付業務を激減させよう!

電話の応対をする業務は毎日数回、会社によっては10回、20回と行われているのではないでしょうか。
一回あたりの電話取次ぎにかかる時間は1分程度かもしれませんが、
その間に業務はストップしてしまいます。
これが意外と集中を削いで、生産性を下げてしまう要因となります。
弊社の事例ですが、
全員に直通電話番号を設定したところ、
以下のような効果がありました。
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1回1分かかると仮定したとすると、72回削減できたので、1週間で1時間12分の削減になりました。
年間を約50週とすると、年間60時間の削減ができたことになります!



FAX送受信は、PCから行って、スタッフの移動距離を削減しよう!

FAXを送るとき、もしくは受け取りにいくときに、複合機まで移動しますよね。
これがばかになりません。
うまく送れなければ、再度複合機まで歩く必要がありますし、
受け取りたいFAXがきていなければ、何度も足を運ぶ必要があります。
しかし、最近の複合機はFAXの送受信をPC上で確認ができるようになっています。
送信については、PCのファイルの内容をそのまま、FAXで送ることができますし、
届いたFAXは社内ネットワーク上に保管され、PCから見に行くことで、
無駄な移動がなくなります。
さらに、広告FAXを印刷することもなくなるので、
カウンター料金の節約にもつながります。

 

作業に集中できるデスクレイアウト、デスク横パーテーションにしよう!

最近のオフィスワークでは、PC作業が増えているのではないでしょうか。
PC作業が多いのであれば、コンセントレーション方のオフィスレイアウトがおすすめです。


                 コミュニケーション型レイアウト
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                コンセントレーション型レイアウト
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  デスク上パーテーションを設置してコンセントレーションを高めた事例
 (ITOKI/CARデスクより



データのクラウド上保管で、外出先からでも必要なファイルを確認できるようにする

社外から、社内の従業員に電話をして、必要なファイルの処理を依頼するという行為が
頻繁に行われていませんでしょうか?
電話をかけた方は楽ですが、電話を受けた人の業務時間を明らかに使ってしまっていますよね。
これを社外からアクセスして、携帯から閲覧、編集できるようにすれば、
会社全体の業務効率を上げることができます。


ファイル編集も可能なクラウドストレージサービス
googleドライブ ・・・googleの提供するサービス。検索機能が充実。オフィスソフトは、google形式に変換しての編集になる。
office365・・・マイクロソフトの提供するサービス。オフィスはワード、エクセル等が使えて便利。
上記のようなサービスを活用することで、外からファイルを閲覧し、編集までも可能となります。


外出先からのFAX送信もできるようにしておこう!

インターネットFAXを契約しておくことで、外出先からスマートフォンでFAX送信も
可能となります。
料金も割安なので、ぜひ契約して活用してみましょう!
eFax ・・・ 月々1500円から。料金には送信料金も一部入っています。
faximo・・・月々940円から。送信は料金に含まれておりません。弊社でも使っています。使い勝手いいです。


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渡邊 賢
2006年に小規模オフィスを専門に仲介する不動産会社「株式会社アーデント」を創業。以来、オフィス仲介を専門に10年以上の経験。自分で担当したオフィスの仲介契約は500件以上。オフィスコンサルタント。不動産だけでなく、内装、通信等のオフィス移転に関わること全般に知識豊富。
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