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 第415号「オフィスの生産性を劇的に上げる6つのノウハウ」

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  /     /     ---------------------2015.10.19 第 415号
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 |    | |                 読者数 2560人
 |____| |  【不動産屋が教える!
 |    | |    賃貸オフィスの借り方虎の巻!】
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 それでは、
 早速、第412号をお送りします!・・・どうぞ! 

   

===== 目次 ================================================
 
 『1』貸事務所・賃貸オフィス虎の巻
  ●先週の新着記事
  ・オフィスの生産性を劇的に上げる6つのノウハウ
  ・表参道の開放感あふれるデザイナーズマンション

 『2』創業期の会社経営ノウハウ
  ●決算書を公開するための3つのステップ
   ~いきなり公開するのは良くない?!~


 『3』編集後記

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『1』貸事務所・賃貸オフィス虎の巻
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 「賃貸オフィス相談室 新着記事」

 ~オフィスの生産性を劇的に上げる6つのノウハウ~


■賃貸オフィスで行える生産性向上策をまとめてみました。
 業務効率を上げて、より利益がでる体制づくりのノウハウになりますので、ぜひご覧くださいませ。


(1)複合機の配置で生産性を上げよう!

 複合機の配置はオフィスのどこに配置されていらっしゃいますでしょうか?

 特に印刷、FAX、スキャンなどで使用頻度が高い業種では、複合機への距離が近いほど、
 従業員の移動距離が減って、生産性向上につながります。

 なるべく多くのスタッフからの距離が近くなるように、
 配置しましょう!



■直通電話で電話受付業務を激減させよう!

 電話の応対をする業務は毎日数回、会社によっては10回、20回と行われているのではないでしょうか。
 
 一回あたりの電話取次ぎにかかる時間は1分程度かもしれませんが、
 その間に業務はストップしてしまいます。

 これが意外と集中を削いで、生産性を下げてしまう要因となります。
 
 弊社の事例ですが、
 全員に直通電話番号を設定したところ、
 以下のような効果がありました。

(直通電話番号設置前)   (直通電話設置後) 

 木  19回           6回          
 金  27回           4回
 土  4回           5回
 月  30回           18回
 火  29回           10回
 水  9回            3回
合計  118回           46回

 一週間で合計72回、62%の削減に!

  
 1回1分かかると仮定したとすると、72回削減できたので、
 1週間で1時間12分の削減になりました。
 
 年間を約50週とすると、年間60時間の削減ができたことになります!



■FAX送受信は、PCから行って、スタッフの移動距離を削減しよう!

 FAXを送るとき、もしくは受け取りにいくときに、複合機まで移動しますよね。

 これがばかになりません。
 うまく送れなければ、再度複合機まで歩く必要がありますし、
 受け取りたいFAXがきていなければ、何度も足を運ぶ必要があります。

 しかし、最近の複合機はFAXの送受信をPC上で確認ができるようになっています。
 送信については、PCのファイルの内容をそのまま、FAXで送ることができますし、
 
 届いたFAXは社内ネットワーク上に保管され、PCから見に行くことで、
 無駄な移動がなくなります。

 さらに、広告FAXを印刷することもなくなるので、
 カウンター料金の節約にもつながります。



■作業に集中できるデスクレイアウト、デスク横パーテーションにしよう!

 最近のオフィスワークでは、PC作業が増えているのではないでしょうか。
 PC作業が多いのであれば、コンセントレーション方のオフィスレイアウトがおすすめです。


 机と机の間にパーテーションを設置したり、
 壁向きに机を配置しましょう!!




■データのクラウド上保管で、外出先からでも必要なファイルを確認できるようにする

 社外から、社内の従業員に電話をして、必要なファイルの処理を依頼するという行為が
 頻繁に行われていませんでしょうか?

 電話をかけた方は楽ですが、電話を受けた人の業務時間を明らかに使ってしまっていますよね。
 これを社外からアクセスして、携帯から閲覧、編集できるようにすれば、
 会社全体の業務効率を上げることができます。


<ファイル編集も可能なクラウドストレージサービス>

googleドライブ ・・・googleの提供するサービス。検索機能が充実。オフィスソフトは、
          google形式に変換しての編集になる。

office365・・・マイクロソフトの提供するサービス。オフィスはワード、エクセル等が使えて便利。

 上記のようなサービスを活用することで、外からファイルを閲覧し、編集までも可能となります。


■外出先からのFAX送信もできるようにしておこう!

 インターネットFAXを契約しておくことで、外出先からスマートフォンでFAX送信も
 可能となります。

 料金も割安なので、ぜひ契約して活用してみましょう!
 
 eFax ・・・ 月々1500円から。料金には送信料金も一部入っています。
 faximo・・・月々940円から。送信は料金に含まれておりません。弊社でも使っています。
       使い勝手いいです。



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■表参道の開放感あふれるデザイナーズマンション
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『2』創業期の会社経営ノウハウ
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  「決算書を公開するための3つのステップ」
   ~いきなり公開するのは良くない?!~


■経営計画を作るにあたって、
 細かい収支計画も作成するのですが、
 
 当然社員全員と共有していきます。
 

■しかし、今まで決算書を公開していない企業だと、

 社員さんは、決算書を見ても、よくわかりませんから、
 
 主に利益があるかどうか、給与総額はどうなのか?
 というところにだけ注目がいってしまいがちです。
 
 
 「こんなに利益がでているのだから、
  もっと給与にわりあててもいいのではないでしょうか?」
  
  という話しは必ずでてくるでしょう。
  
  

■ですから、
 収支計画を共有するときには、
 以下の3つのステップを経て、公開していく必要があります。
 
 
(1)一般的な企業を使って、決算書の見方を解説

 決算書を見たことがない人からすると、
 どこをみていいかわかりません。
 
 そのため、利益がでているかどうか、というポイントしか
 理解できるところがないため、
 得られる情報はすごく少なくなってしまいます。
 
 弊社でも、同業の上場企業で、
 エイブルさんやサンフロンティア不動産さんの
 決算書を使って、勉強会を開催したら、けっこう好評でした。
 
 
 
(2)大まかな数字で、自社の経営状況を公開

 決算書の見方を理解できてきたら、
 いきなり全部公開するのではなく、
 おおかな数字で公開していきましょう。
 
 おおよその質問はここででてきます。
 
 細かい数字ではないので、
 経営状況を理解するというポイントにだけ活用できます。
 
 さらに前年比較をすると、
 より効果的に会社の状況を理解できるようになります。

 決算書の見方を知ってから見る自社の決算書は、
 従業員さんもかなり興味を持ってみることができます。
 
 
 また、役員報酬を公開することで、不満が出る可能性もありますので、
 そういう意味でも、完全公開よりはリスクを抑えることができます。
 
 
 
 
(3)ボーナスの支給原資のルールを設定

 ボーナスをどう支払うかは会社によって様々だと思いますが、
 決算書を公開して、
 
 従業員さんがより会社のために、一丸となって戦う組織にするには、
 
 「ボーナス原資のルールを決めて決算書を公開すること」が大事です。
 
 
 弊社の場合は、
 
 【ボーナス支給前利益 ×60%(税金支払い分として)×30%】
 
 をボーナス支給原資として、ルールにしています。
 
 
 
 毎月、月次決算書を読み合わせして、
 先月ボーナス原資をいくら稼いだのかを
 全員で共有するわけです。
 
 
 

■個人的な感想ですが、

 決算書をただ公開しても、社員との経営意識の共有は難しかったです。
 
 経営者の視点を持つのは、やはりなかなか立場が違いすぎて、
 難しいようです。
 
 ただ、「自分のボーナスを増やす」という視点は、
 当然のようにもてますので、
 
 会社の業績向上とボーナスがリンクする仕組みを作って、
 決算書を公開するのは、
 非常に有効な方法だと思います。
 
 

  
   
―――――――――――――――――――――――――――――――――
『3』編集後記
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■昨日、日光にキャンプに行ってきました!!

 紅葉が、ほんとにきれいで、
 びっくりしました。

 この時期に日光に行ったのは、
 初めてでしたが、色鮮やかな紅葉は、
 見ごたえがありますね。

 中禅寺湖でカヤックもしてきたんですが、
 紅葉を見ながらのカヤックもすごい気持ちよかったです!!

 日光、すごい気に入ってしまいまして、
 また行きたいです!

   
 
 
 

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