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 第407号「オフィス移転でやること まとめ」

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  /     /     ---------------------2015.8.10 第 407号
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 |    | |                 読者数 2468人
 |____| |  【不動産屋が教える!
 |    | |    賃貸オフィスの借り方虎の巻!】
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 |____|/            発行:株式会社アーデント         

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 それでは、
 早速、第407号をお送りします!・・・どうぞ! 

   

===== 目次 ================================================
 
 『1』貸事務所・賃貸オフィス虎の巻
  ●先週の新着記事
   ・オフィス移転でやること まとめ
   ・日本橋コレドそばのサービスオフィスです!

 『2』創業期の会社経営ノウハウ
  ●顧客の声、特にノンカスタマーに聞こう!
   ~イノベーションの種が見つかります~


 『3』編集後記

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『1』貸事務所・賃貸オフィス虎の巻
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 「賃貸オフィス相談室 新着記事」

 ~オフィス移転でやること まとめ~


■まずは現オフィスの解約予告期間を確認しよう

 オフィス移転が決まった場合、必要な事務手続きの中でも、最初に確認すべき事項が
 現在のオフィスの解約予告期間です。

 最長で6ヶ月という物件もありますが、意外と解除予告期間に気付かないまま移転を
 進めてしまって、余計なコストがかかってしまう例もあります。

 次の物件を決めた上で、現オフィスに解約通知をした場合、
 解約予告期間が3ヶ月以上だと、旧オフィスと新オフィスの両方の賃料が
 発生することになります。

 解約予告期間が6ヶ月だと、下手すると最大5ヶ月間も払ってしまうことに。
 



■移転先の物件選びをするためにしておくべき下調べとは?


(1)必要な広さを調べよう

 会社の規模や人数によって、必要な面積が予め計算できることはご存知でしょうか?
  本当に必要な広さを正しく把握されていない方が実は多いです。

  ニューオフィス推進協会の方で、1人6平方メートルが適正スペースという基準に則って、
 例えば5人の場合でしたら30平方メートルというように計算できます。
 
 また、会議室が必要な場合は、10平方メートル追加して、40平方メートルから探すとよいでしょう。
 必要な面積を把握することで、見に行ってみたら狭かった、広かったということをなくすことができます。




(2)ネットで相場を把握しよう

 インターネット検索で、求める地域の物件に関して、広さと価格の相場を
 確認することが大切です。家賃、敷金等、求めるオフィス物件の金額の目安が
 わかります。

 サイトはいろいろありますが、アットホームは、オフィス物件情報が多く、
 参考にしやすいサイトです。

 相場をチェックする際、住宅とは違って、オフィスは管理費が高めの場合も
 ありますので、管理費込みの家賃で検索をすることをお薦めします。




■物件探しを不動産屋に依頼して、物件選定へ

 HP上で物件を探しても、確実に条件に合うものが探せなかったり、
 決まってしまっていたという例が多いです。

 また、オフィスの場合、不動産屋が一般的に表に出す情報以外にも、
 賃料を情報として出せない物件もあるため、非公開物件を持っています。

 オフィス探しは、複数社の不動産業者に直接依頼をして、物件情報を集めた方が
 いいでしょう。また、都市の中心地にあるオフィスタワーや大型のオフィスビル物件は、
 基本的に表にでてきませんので、オフィスに強い不動産屋にお願いすることも重要です。

 移転担当の方の探している時間やコストを考えても、よりよいオフィス選択につながります



■不動産以外にやるべきタスク まとめ

(1)ネット回線、電話回線の選定と手続き

 新オフィスに、IT接続のための回線手配は欠かせません。
 電話も含め、事業内容と照らしあわせて、最適な通信環境を整備することが、
 オフィス引越しを成功させるカギとなります。

 ネット環境で言えば、NTT以外にも、光ファイバー回線サービスを提供しています。
 それぞれの会社ごとに、料金・スピードも違いますので、
 ぜひ比較して御社のビジネスに最適なものをお選びください。

 また、電話に関しても、通常の固定電話以外に、IP電話などのサービスもあり、
 社用モバイルが必要な場合なども合わせて、金額とサービス内容を比較した上で、チョイスをしましょう。



(2)内装工事手配

 新オフィスには、会議室やエントランス等、内装工事の必要性が出てきます。
 実は、この内装に関して、打ち合わせに1ヶ月は最低かかります。

 そこから発注・施行を考えると、施行に入るまで1ヶ月半は見ておく必要があります。

 特に近年、建築の職人不足が叫ばれている中で、内装がオフィス移転時に間に合わない
 事態も考えられます。

 物件が決まった時点で、不動産の審査が通過する前から、打ち合わせ・手配をするような段取りを考えましょう。



(3)家具廃棄、新規購入

 内装とセットで考えるのが、オフィスの什器、家具等も合わせて検討が必要になります。
 現状のオフィスで利用しているものを、新オフィスで利用するのか? 
 それとも新規購入をするのか? また、利用しない場合は廃棄にもお金がかかります。
 できれば、内装工事業者を頼む際に、オフィスレイアウト、什器・家具の購入から
 廃棄までセットで行える業者を手配することが、より効率的なオフィス選びにつながります。



(4)複合機、ビジネスホンの移設工事手配

 ビジネスホンは、電話番号変更の有無に関わらず、必ず工事が必要となります。
 そのために、新オフィス、現状のオフィスと合わせて、事前に相談をした上で、
 工事のスケジューリングをしましょう。

 また、複合機に関しては、リースを利用している場合、リース会社での移動が
 可能な場合もあります。引越し業者をオーダーする場合に、その分については
 確認の必要があります。また、リース期間のタイミングによっては、新規入れ替えの
 検討する必要があります。

 先出のネット回線業者と重なる部分もあり、すべてをまとめて行う業者もあります。
 その際、業務内容によって、使うIT機器や通信環境も異なってきます。

 業務内で重要視する環境を考えた上で、業者選択をしましょう。



(5)引越業者選定

 オフィスの引っ越しは、一度オフィス状況を見た上で、見積もりが作成されます。
 ですので、業者は2~3社程度に絞った上で、見積り依頼をしましょう。

 

(6)挨拶状作成、取引業者への通知
 
 引っ越しをする際、意外と抜けがちなのが挨拶状の作成です。
 また、取引業者への通知も、口頭だけでなく、正式な印刷物として出す必要があります。
 印刷物に関しては、オフィス移転前に準備した上で、
 先に引っ越し時期を記載した上で、郵送しておきましょう。



(7)社内印刷物、HP修正

 挨拶状とともに、名刺・会社案内、住所記載の書類、あるいは封筒などの再印刷も
 必要になってきます。また、意外と忘れがちなのがHPです。

 特にオフィスビルの写真を入れたり、住所を画像で作っていたりすると、
 修正の際、時間がかかる場合もあります。



(8)関係官庁への届出

 移転登記申請の他、業種によっては許認可の届け出が必要になります。
 業務をする上で、必要な関係官庁への届出。労働基準監督署など、都道府県をまたいでの移転には、
 届ける内容も違ってきます。

 税務関係の届け出。車のある場合には警察署への車庫証明。消防署への防火管理者専任届けも必要です。



■旧オフィスの原状回復工事

 最後に確認しなければいけないのが、引越し後の、旧オフィスの原状回復工事です。
 基本的には、旧オフィスのある不動産管理会社が、見積もりを出して、内容と金額を確認した上で、
 不動産管理会社が手配した業者が工事を行います。

 中には、工事業者をこちらで選定する場合もあります。

 基本は敷金の中ですべて行いますが、オフィスはすべて新品の形での原状回復が
 原則となっていますので、原状回復工事の予算として、坪単価3万円前後の予算を想定しておきましょう。


 弊社にご依頼頂ければタスクをまとめたオフィス移転のパンフレットをお渡ししておりますので、
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『2』創業期の会社経営ノウハウ
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  「顧客の声、特にノンカスタマーに聞こう!」
   ~イノベーションの種が見つかります~


■先日、ドラッカーの創造する経営者を見ていて、
 一番自分に刺さったくだりが、

 「ノンカスタマーの声を聴け」という部分です。


 
■顧客へのアンケートを実施している企業様も多いと思います。

 それはそれで、参考になりますよね。

 ただ、世の中には、
 御社の顧客じゃない層の方が圧倒的に多いわけです。


 なぜ、御社の顧客になってもおかしくない人たちなのに、
 御社を使わないのか?

 これって、すごく重要な質問です。



■でも、いわゆるノンカスタマーに上記の質問ができている企業って、
 どれだけあるでしょうか?


 私自身、過去に一度も質問を受けたことがないように思います。

 知り合いの経営者に聞いても、
 どなたも実施していませんでした。


 ご存知の方も多いかもしれませんが、
 十勝バスという会社が業績が40年間下落し続けた時に打った
 起死回生の一手が、ノンカスタマーに聞くということでした。

 詳細はこちらに一部新聞記事がありました↓
http://hanaokashungo.cocolog-nifty.com/blog/2012/02/post-8230.html



■一言でいうと、バスを使っていない人に、
 なんで使わないのかを聞いて回ったんです。

 なんて、面倒で、大変な作業でしょう。

 まず実行しようとは思いませんよね。


 でも、そこには大きなイノベーションのヒントがあったんです。

 
 ポイントは「バスがどこに行くか知らなかった」
 ということのようです。

 そこで、わかりやすいルートガイド、
 また、各停留所にはどんな施設があるかをまとめたパンフレットを
 配布することで、
 
 集客に大きく貢献したようです。



■みなさんの事業でも、
  
 顧客であってもおかしくなないのに、顧客ではない人に、

 「どうして、うちを使っていただけないのでしょうか?」

 と聞いてみませんか?


 おそらく同業他社は面倒で、
 まずやらないことでしょう。


 でも、きっとイノベーションの種が落ちているはずですよ!

 
 

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『3』編集後記
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■最近暑い日が続いてますよね~。

 私も寝れない日々が続いておりまして困っております(笑)

 この間ビアガーデンに行ってきたのですが、
 暑くて、暑くて(笑)

 なんだか外でビールを飲むのを楽しめず、
 早くクーラーの効いたお店に移動したくて、
 すごく微妙でした!!


 ここまで暑いと、
 ほんと困りますね。

 早く落ち着いてくれることを願ってます!!
  



 

 

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